Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждений
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Упомянутым выше приказом Минфина РФ от 30.03.2015 года № 52н утверждены формы первичных учетных документов, в том числе и форма ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Эта форма является унифицированной. На нашем сайте имеются бланк и образец ведомости, которыми можно воспользоваться для своих нужд.
Оформляется ведомость на обычном листе формате А4. При этом в «шапке» ведомости потребуется указать следующие данные:
- наименование организации;
- подразделение, которое выдает ТМЦ.
Руководитель утверждает ведомость уже после ее фактического заполнения. Для этого также отведена отдельная графа.
В первый лист ведомости вносятся следующие данные:
- проводка на выбытие материальных ценностей;
- подписи и расшифровки подписей главного бухгалтера, МОЛ, исполнителя.
Для чего нужна ведомость
Ведомость – это отчетный документ, на основании которого в организации происходит бухгалтерский учет, списание материальных ценностей и основных средств, стоимостью до трех тысяч рублей.
Основное преимущество данного документа заключается в том, что для его формирования не требуется созывать специальную комиссию (как в случае списания товаров и материалов с более высокой стоимостью).
Сама по себе ведомость не особенно сложна, но, тем не менее, к ее составлению следует относиться крайне внимательно и серьезно, поскольку при контрольных действиях, проводимых надзорными органами, именно подобная документация проверяется в первую очередь. Выявление даже малейших неточностей в заполненном бланке в сопоставлении со сведениями из других бумаг чревато наложением административного штрафа на руководство и материально-ответственных работников.
Списание ТМЦ в организациях подобного типа может быть оформлено и альтернативным документом – актом о списании материальных запасов, форма которого также утверждена выше упомянутым приказом Минфина. Но в отличие от ведомости, материалы по которой списываются единовременно, списания на основании акта предполагает принятие соответствующего решения специальной комиссией.
Сам акт по принципу своего заполнения схож с ведомостью на списание ТМЦ. Но в нем в соответствии со спецификой документа, дополнительно приводится заключение комиссии, принимающей решение о списании матценностей. Пописывает акт не генеральный директор, а члены комиссии и ее председатель.
Так или иначе каждое учреждение должно самостоятельно утвердить перечень случаев, в которых используется один или другой документ. Традиционно подобная информация закрепляется в учетной политике организации.
Нюансы при учете, влияющие на формирование ведомости
Оборот материальных ценностей в учреждениях бюджетной сферы является основным вопросом, т.е. необходима правильность и правомерность учета и списания материальных ценностей.
- Процедура списания товарно-материальных ценностей по ведомости и списание по акту различная. В случае применения акта для списания ТМЦ необходимо решение (заключение) специальной комиссии, равно так же, как и решение комиссии о закупке данных товаров. Для того, чтобы не собирать комиссию по каждому товару, который планируется учреждением списать или закупить (например, дырокол и т.д.) в бюджетном учете обычно устанавливается определенная классификация закупаемых и расходуемых материальных ценностей. Все материальные ценности, которые необходимы учреждению, делятся на отдельные группы учета. Данный учет оформляется соответствующим документом (ведомость ил акт). Группа классификации закрепляется в учетной политике учреждения.
- Следующим нюансом считается – это определение стоимости материальных ценностей. Существует два варианта – это по цене за единицу товара, либо по средней стоимости товара (п. 108 инструкция, утвержденной приказом Минфина №157н от 01.120.2010г.). Учреждение само выбирает один из способов и соответственно все отражает в учетной политике для правильности заполнения ведомости и итогов списания ТМЦ.
ВАЖНО! Выбранный способ списания материальных ценностей и закрепленный в учетной политике ни в коем случае не меняется в течение отчетного периода.
- Третьим нюансом при списании и оприходовании материальных ценностей является аспект присвоения обозначения и кодировки товара. При формировании номенклатурного справочника (например, программные продукты для компьютера) бухгалтеру надобно выбрать оптимальный вариант наименования.
Например, если приобретается бумага для принтера. В бухгалтерском учете, если наименование поставить «бумага», которая приобретается по разной цене и у разных производителей, а выдача этой бумаги производится то пачкам, то по листам – наступает время каламбура в бухгалтерии. В случае если в учете заводить каждую покупку партии бумаги по производителю или по поставщику, то также быстро наступит путаница в учете.
В примере ниже предлагается альтернативный вариант в «разбивке» на этапы:
- наименование материальной ценности – «бумага для принтера»;
- характеристика и формат — «пачка» (т. е. и закупается, и расходуется бумага пачками);
- закупочная цена — 158 руб. за «пачку».
Так называемый, «альтернативный вариант» по учету товарно-материальных ценностей закрепляется в учетной политике учреждения, для избежание спорных моментов с проверяющими органами вышестоящих структур.
Как составить ведомость
Ведомость выдачи материальных ценностей для потребностей учреждения относится к первичной документации, используемой в основном, как уже выше говорилось, в государственных бюджетных организациях. Именно поэтому применяется ее унифицированная форма, разработанная относительно недавно – в 2015 году (ранее действовавший формуляр перестал быть действительным) и заполняемая в определенном порядке
Ведомость можно делать в «живом» виде или в печатном, но во втором случае ее следует обязательно распечатать (для визирования). Если ведомость делается на бумажном носителе, оставшиеся пустыми строки следует зачеркивать, если в электронном формате, то пустые строчки нужно обязательно удалять (во избежание всевозможных манипуляций с документом)
Формируется она в одном оригинальном экземпляре, который изначально составляется в отделе выдачи товарно-материальных ценностей, а затем передается в бухгалтерию.
Как составить ведомость
Ведомость выдачи материальных ценностей для потребностей учреждения относится к первичной документации, используемой в основном, как уже выше говорилось, в государственных бюджетных организациях. Именно поэтому применяется ее унифицированная форма, разработанная относительно недавно – в 2015 году (ранее действовавший формуляр перестал быть действительным) и заполняемая в определенном порядке
Ведомость можно делать в «живом» виде или в печатном, но во втором случае ее следует обязательно распечатать (для визирования). Если ведомость делается на бумажном носителе, оставшиеся пустыми строки следует зачеркивать, если в электронном формате, то пустые строчки нужно обязательно удалять (во избежание всевозможных манипуляций с документом)
Формируется она в одном оригинальном экземпляре, который изначально составляется в отделе выдачи товарно-материальных ценностей, а затем передается в бухгалтерию.
Сведения о готовой ведомости нужно внести в специальный учетный документ – журнал, после чего передать ее на хранение ответственному сотруднику. Период хранения ведомости определяется либо учетной политикой учреждения, либо нормами законодательства, регулирующими создание данного вида документации. После того, как ведомость утратит свою значимость, ее можно утилизировать (при соблюдении процедуры также установленной в законе).
Как заполнить ведомость на выдачу ТМЦ в бюджетном учреждении?
Форму начинаем заполнять с титульного (первого) листа:
- В шапку формы вносится информация о самом учреждении (для которого заполняем), отделе, выдающем МЦ, материально ответственном лице. Также в правом верхнем углу предусмотрено место для утверждающей надписи руководителя.
ВАЖНО! Утверждению руководителем подлежит каждая составленная в учреждении ведомость.
- В раздел «Принято к учету» вносится проводка на выбытие МЦ в соответствии с планом счетов по приказу Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
- В нижней части первого листа в обязательном порядке проставляются данные и подписи:
- главного бухгалтера учреждения;
- лица, которое фактически произвело выдачу ТМЦ;
- лица, которое подготовило форму (исполнителя).
Второй лист формы является информативным. В представленной в нем таблице фиксируются:
- наименование выдаваемых МЦ;
- учетный код выдаваемых МЦ;
- единица измерения МЦ;
- Ф. И. О. лиц, получивших МЦ по ведомости и место для их собственноручной росписи в получении;
- количество выданных МЦ в заявленных единицах измерения;
- учетная стоимость (цена приобретения) МЦ.
По итогам заполнения в нижней части таблицы производится калькуляция всех выданных по ведомости МЦ по количеству и стоимости.
Составляем ведомость выдачи материальных запасов
Например, в приведенном образце имеется объект — бумага. Если в учете записывать просто «бумага», которая может приобретаться по разной цене и выдаваться либо по пачкам, либо по листам, нетрудно догадаться, что в учете быстро наступит путаница. С другой стороны, если чрезмерно детализировать учет, например заводить отдельные позиции на каждую партию бумаги от разных производителей и поставщиков, путаница наступит с не меньшими быстротой и вероятностью.
Кодировка номенклатуры, как можно заметить, построена на аналогии с цифрами кода кредитуемого счета, на котором учитываются ТМЦ. По общему правилу (идущему еще из разъяснений к постановлению Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66), если в утвержденной форме нет специальной отсылки к общероссийскому классификатору (например «код по ОКВЭД» или «код по ОКУД»), то под кодом подразумевается код по внутренней системе кодирования, принятой в учреждении.
Является ли обязательным оформление акта на списание ТМЦ для списания материалов в производство при наличии накладной М-11
Акт расхода составляется на фактически израсходованные материалы подразделением — получателем материалов. В нем указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.
Таким образом, составление акта и является документом, подтверждающим факт использования материалов в производственных целях.
Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, должен быть самостоятельно установлен организацией и прописан в учетной политике.
Тема: Оформление списания материальных запасов
Акт о списании материальных запасов
(Код форм 0504230)
Применяется для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем учреждения.
Акт составляется комиссией, назначаемой приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения.
Из Приложения № 2 к Инструкции по бюджетному учету № 148н
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (Код формы 0504210)
Применяется для оформления выдачи материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных, научных и учебных целей, а также предметов основных средств стоимостью до 3000 рублей за единицу. Записи производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3-12).
Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания материальных ценностей и предметов основных средств стоимостью до 3000 рублей за единицу в установленном порядке с баланса учреждения.
Для чего нужна ведомость
Ведомость – это отчетный документ, на основании которого в организации происходит бухгалтерский учет, списание материальных ценностей и основных средств, стоимостью до трех тысяч рублей.
Основное преимущество данного документа заключается в том, что для его формирования не требуется созывать специальную комиссию (как в случае списания товаров и материалов с более высокой стоимостью).
Сама по себе ведомость не особенно сложна, но, тем не менее, к ее составлению следует относиться крайне внимательно и серьезно, поскольку при контрольных действиях, проводимых надзорными органами, именно подобная документация проверяется в первую очередь. Выявление даже малейших неточностей в заполненном бланке в сопоставлении со сведениями из других бумаг чревато наложением административного штрафа на руководство и материально-ответственных работников.
Как заполнить ведомость на выдачу ТМЦ в бюджетном учреждении?
Форму начинаем заполнять с титульного (первого) листа:
- В шапку формы вносится информация о самом учреждении (для которого заполняем), отделе, выдающем МЦ, материально ответственном лице. Также в правом верхнем углу предусмотрено место для утверждающей надписи руководителя.
ВАЖНО! Утверждению руководителем подлежит каждая составленная в учреждении ведомость.
- В раздел «Принято к учету» вносится проводка на выбытие МЦ в соответствии с планом счетов по приказу Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
- В нижней части первого листа в обязательном порядке проставляются данные и подписи:
- главного бухгалтера учреждения;
- лица, которое фактически произвело выдачу ТМЦ;
- лица, которое подготовило форму (исполнителя).
Второй лист формы является информативным. В представленной в нем таблице фиксируются:
- наименование выдаваемых МЦ;
- учетный код выдаваемых МЦ;
- единица измерения МЦ;
- Ф. И. О. лиц, получивших МЦ по ведомости и место для их собственноручной росписи в получении;
- количество выданных МЦ в заявленных единицах измерения;
- учетная стоимость (цена приобретения) МЦ.
По итогам заполнения в нижней части таблицы производится калькуляция всех выданных по ведомости МЦ по количеству и стоимости.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если ведомость заполняется с помощью технических средств (например, на компьютере), оставшиеся пустыми строки убираются. Если ведомость в бумажном виде, в незаполненных строках нужно поставить прочерк .
Готовая ведомость передается в бухгалтерию учреждения.
Если работодатель решил одарить какого-либо работника индивидуально по случаю, например, дня рождения, то никто не вправе это ему запретить. Однако нелогично будет в такой ситуации заводить ведомость. Достаточно будет договора дарения. Согласно п.2 574 статьи Гражданского кодекса такой договор оформляется обязательно, если общая сумма подарка превышает 3 тыс. руб.
Внимание! Договор дарения не должен содержать ссылок на нормативные акты организации, на должность или какие-либо профессиональные достижения сотрудника.
Иначе сотрудники органа налогового контроля могут причислить это к поощрению за труд и взыскать прилагающиеся налоги (плюс пени за не выполнение).
Акт списания расходов на проведенные мероприятия
ВажноЕсли один из членов комиссии имеет особое мнение по поводу представленных цифр, то он все равно подписывается, но оформляет свою позицию в виде приписки или приложения к акту. Иногда создание комиссии прописывается в приказе руководителя о проведении праздничных мероприятий в организации. Сопутствующие документы Помимо акта на списание подарков, руководителю либо другому организующему праздник лицу необходимо составить и представить на подпись:
- Приказ руководителя.
- Программу проведения мероприятия.
- Список участников торжественного обеда либо ужина (если таковой предвидится).
- Смету расходов на проведение.
Она в первую очередь передается в бухгалтерию компании.
- Ведомости выдачи подарков. Главная часть в ней – таблица со списком одаряемых и их подписей.
Для приобретения в офис производственной организации настенного календаря на 2002 г. подотчетному лицу выданы из кассы денежные средства в сумме 200 руб. В этот же день в бухгалтерию организации работником представлен авансовый отчет с приложением чека ККМ и товарного чека, подтверждающих расходы на приобретение настенного календаря в сумме 120 руб. Доходы и расходы для целей налогообложения прибыли определяются методом начисления.
Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40, наличные деньги под отчет на хозяйственно — операционные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации. Работник, получивший наличные деньги под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на административно — хозяйственные и операционные расходы, Планом счетов бухгалтерского учета финансово — хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».
Исходя из того, что срок полезного использования приобретенного настенного календаря не превышает 12 месяцев и он предназначен для управленческих нужд организации, настенный календарь принимается к учету в составе материально — производственных запасов (п.п.2, 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально — производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).
В соответствии с п.п.5, 6 ПБУ 5/01 материально — производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которой при приобретении за плату признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).
Принятие к учету настенного календаря на основании Инструкции по применению Плана счетов отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», в корреспонденции, в рассматриваемом случае, с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по стоимости его приобретения.
Согласно п.7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы на приобретение настенного календаря в составе управленческих расходов формируют расходы по обычным видам деятельности.
Расходы по обычным видам деятельности при формировании финансового результата включаются в себестоимость проданной продукции. При этом управленческие расходы могут признаваться в себестоимости проданной продукции полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности (п.9 ПБУ 10/99).
Списание стоимости настенного календаря производится при передаче его для использования в офисе и отражается в бухгалтерском учете записью по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» в корреспонденции с кредитом счета 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
Главой 21 «Налог на добавленную стоимость» части второй Налогового кодекса РФ не установлены нормы, предусматривающие выделение расчетным путем из стоимости приобретенных товаров за наличный расчет суммы НДС.