Как вернуть излишне удержанный НДФЛ работнику?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вернуть излишне удержанный НДФЛ работнику?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если переплата НДФЛ произошла не по причине излишнего удержания налога с доходов сотрудника, а, скажем, из-за сбоя в компьютерной программе или ошибки в платежке, то возврат НДФЛ в таких случаях будет иметь свои особенности.
Что говорит законодатель?
Порядок возврата НДФЛ, удержанного излишне из доходов, содержится в НК РФ ст. 231-1. Возврат сумм работодателю, которые он излишне перечислил за сотрудника в ФНС, регулируется НК РФ, ст. 78. Статья 231 не исключает возможность выплаты гражданину сумм НДФЛ из средств работодателя до момента, когда ИФНС произведет возврат этих денег на счет фирмы-работодателя.
В этой же статье говорится о необходимости возврата налога в случае, если его плательщик писал заявление на имя работодателя с просьбой предоставить ему имущественный вычет, но при расчете право на вычет не было учтено.
Имущественный вычет в связи с покупкой (строительством) жилья имеет свои нюансы, когда дело касается возврата налога на доходы.
Согласно законодательству получить вычет физическое лицо имеет возможность (по НК РФ ст. 220 п. 7-8):
- в налоговой по окончании года;
- в месте, где он работает, в середине года.
Обращаясь по месту работы за вычетом, налогоплательщик должен иметь в виду, что уменьшать НДФЛ при расчетах бухгалтерия начнет с того месяца, в котором он написал заявление с просьбой предоставить вычет. При этом возникает вопрос, должен ли работодатель пересчитать налог в сторону уменьшения с начала года, а затем его вернуть.
О том, что возвращать НДФЛ, удержанный до получения заявления налогоплательщика (с подтверждением из налоговой, что он такое имеет право), работодатель не должен, говорит Минфин (документ №03-04-06/6-46 от 21/03/11 г. и ряд других).
НДФЛ (налог на доходы физлиц) – это прямой налог, который взимают с таких лиц на территории Российской Федерации. Им облагают весь доход в совокупности, как правило, в размере 13% от его денежной или натуральной формы. Все люди трудоспособного возраста, так или иначе, являются плательщиками НДФЛ. К примеру, его удерживают со следующих денежных средств:
- с выплат по больничным листам;
- с зарплат;
- с премий;
- с ценных подарков стоимостью более 4 тысяч рублей;
- с поступлений за сдачу недвижимости в аренду;
- с доходов при продаже недвижимости;
- с гонораров;
- с выигрышей и др.
В соответствии с Налоговым кодексом, работодатель, будучи налоговым агентом, обязан высчитать и удержать сумму НДФЛ из заработной платы и иных доходов работника. В последующем, данные средства должны поступить в казну в виде налога.
Ошибка: Работодатель, который ошибочно произвел удержание излишней суммы НДФЛ с доходов сотрудников, по их заявлению вернул суммы налога наличным способом.
Комментарий: Излишне удержанный НДФЛ всегда возвращается исключительно путем безналичного перевода средств. Это касается и случаев, когда зарплата или другой доход, с суммы которого был удержан излишний налог, был выплачен работнику наличными в кассе предприятия.
Ошибка: Работник был переведен внутри группы из одной компании в другую компанию, а в дальнейшем компания бывшего работодателя была ликвидирована. Нужно ли ликвидированной фирме осуществлять сотруднику возврат НДФЛ?
Комментарий: Нет, в подобных ситуациях возвратом налога может заниматься исключительно налоговая инспекция.
Организация сама обнаружила переплату
Если переплату по НДФЛ организация – налоговый агент обнаружит самостоятельно, она обязана сообщить об этом налогоплательщику в течение 10 рабочих дней (абз. 2 п. 1 ст. 231, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Форма и способ сообщения о наличии переплаты по НДФЛ Налоговым кодексом РФ не предусмотрены. Поэтому налоговый агент вправе направить налогоплательщику сообщение в произвольной форме. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 мая 2011 г. № 03-04-06/6-112.
Ситуация: может ли организация самостоятельно вернуть сотруднику сумму НДФЛ, удержанную по ставке 30 процентов. В течение года сотрудник стал налоговым резидентом
Нет, не может.
В рассматриваемой ситуации возврат излишне удержанного НДФЛ производится налоговой инспекцией по окончании налогового периода (п. 1.1 ст. 231 НК РФ, письма Минфина России от 31 марта 2011 г. № 03-04-05/6-204 и от 21 марта 2011 г. № 03-04-06/6-48). Однако организация может зачесть (полностью или частично) сумму НДФЛ, удержанную по ставке 30 процентов, в счет НДФЛ, который должен удерживаться по ставке 13 процентов.
Если сотрудник непрерывно проработал в организации более 183 дней в году (например, с 1 января по 3 июля), то он приобретает статус налогового резидента (п. 2 ст. 207 НК РФ). Начиная с того месяца, в котором документально подтвержденный срок пребывания сотрудника в России превысил 183 дня, бухгалтер организации должен удерживать из его доходов НДФЛ по ставке 13 процентов (п. 1 ст. 224 НК РФ).
НДФЛ рассчитывается ежемесячно нарастающим итогом с начала года с зачетом ранее удержанных сумм налога (п. 3 ст. 226 НК РФ). Следовательно, суммы НДФЛ, удержанные по ставке 30 процентов до приобретения сотрудником статуса налогового резидента, подлежат зачету при удержании НДФЛ после того, как сотрудник стал резидентом.
Если по итогам года сумма НДФЛ, излишне удержанного по ставке 30 процентов, будет больше, чем сумма налога, удержанного по ставке 13 процентов, разницу сотрудник сможет вернуть через налоговую инспекцию (п. 1.1 ст. 231 НК РФ). Для этого по окончании налогового периода он должен подать в налоговую инспекцию по месту своего учета заявление и декларацию о доходах по форме 3-НДФЛ. По просьбе сотрудника организация должна предоставить ему документы, необходимые для подтверждения доходов, а также начисленных и уплаченных в бюджет сумм НДФЛ. Например, форму 2-НДФЛ и справку с места работы, составленную на основании табелей учета рабочего времени. Продолжительность своего пребывания в России сотрудник может подтвердить копией паспорта с отметками пограничной службы о пересечении границы. Представлять в налоговую инспекцию справку, подтверждающую статус сотрудника (их выдает Межрегиональная инспекция ФНС России по централизованной обработке данных), для возврата излишне удержанной суммы НДФЛ не требуется. Обратиться в налоговую инспекцию за возвратом этой суммы гражданин вправе в течение трех лет с момента возникновения переплаты.
Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 15 февраля 2016 г. № 03-04-06/7958.
Пример зачета излишне удержанного НДФЛ сотруднику, который приобрел статус налогового резидента в течение года. Перерасчет НДФЛ за истекшие месяцы налогового периода и зачет излишне удержанной суммы сотруднику организация – налоговый агент производит самостоятельно
Гражданин Молдавии А.С. Кондратьев работает по трудовому договору в ООО «Альфа» с 6 мая 2015 года. Он прибыл в Россию 29 декабря 2014 года. До этого момента Кондратьев в России не был.
Организация ежемесячно начисляет Кондратьеву зарплату в сумме 25 000 руб.
За май–июнь 2015 года его доход составил 50 000 руб. (25 000 руб. × 2 мес.). На момент получения дохода за май и июнь Кондратьев находился в России менее 183 дней. Поэтому за данный период с него был удержан и перечислен в бюджет НДФЛ по ставке 30 процентов в сумме 15 000 руб. (50 000 руб. × 30%).
К моменту начисления зарплаты за июль срок пребывания Кондратьева в России в течение 12 месяцев, следующих подряд, превысил 183 дня (с 29 декабря 2014 года по 1 июля 2015 года). Кондратьев стал резидентом. С этого момента бухгалтер «Альфы» рассчитывает НДФЛ с его доходов по ставке 13 процентов с учетом положений пункта 3 статьи 226 Налогового кодекса РФ. То есть ставку налога 13 процентов он применяет по отношению ко всем доходам, полученным Кондратьевым с начала года, с зачетом ранее удержанных сумм. Права на стандартные вычеты Кондратьев не имеет.
Операции, связанные с удержанием НДФЛ из доходов Кондратьева, отражены в бухучете следующими записями:
В мае:
Дебет 26 Кредит 70
– 25 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 7500 руб. (25 000 руб. × 30 %) – удержан НДФЛ по ставке 30 процентов;
Дебет 70 Кредит 50
– 17 500 руб. (25 000 руб. – 7500 руб.) – выдана зарплата Кондратьеву;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 7500 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ по ставке 30 процентов.
Что можно сделать с переплатой
Поступить можно следующим образом:
1. Зачесть переплату в счет будущих платежей.
Для этого нужно подать в инспекцию заявление по форме КНД 1150057 (приложение № 9 к приказу ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182).
2. Вернуть деньги на расчетный счет.
Для этого тоже нужно подать заявление, только другой формы — КНД 1150058 (приложение № 8 к приказу ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182).
Заявление в ИФНС можно представить любым удобным способом: через Личный кабинет налогоплательщика, по ТКС, почтой или принести в инспекцию лично.
Решение о зачете переплаты или отказе в зачете налоговики должны вынести в течение 10 рабочих дней.
Если подано заявление на возврат — его тоже будут рассматривать 10 рабочих дней. Затем в течение 5 рабочих дней налоговики должны известить налогоплательщика о своем решении. Если оно положительное — переплату вернут на счет в течение одного месяца.
Переплата по НДФЛ может возникнуть и в результате технической ошибки — когда бухгалтер указал в платежном поручении на уплату НДФЛ больше, чем было удержано из доходов работников. То есть, в учете все исчислено верно, но по каким- то причинам при перечислении в бюджет допущена ошибка в сумме.
В такой ситуации, согласно разъяснениями контролирующих органов, сумма переплаты должна быть возвращена организации по ее заявлению, как ошибочно перечисленная.
Порядок возврата таких сумм также регулируется ст. 78 НК РФ, так как ничего иного в НК РФ не установлено, и налоговые агенты также имеют право на своевременный зачет или возврат сумм излишне уплаченного налога, а правила, указанные в ст. 78 НК РФ, распространяются в том числе и на налоговых агентов.
Для возврата переплаты по НДФЛ нужно в налоговую инспекцию предоставить:
То есть, налоговому агенту необходимо предоставить такие документы, из которых будет понятно, что данная переплата не является суммами налога, удержанными из доходов налогоплательщиков — физических лиц, а является именно денежным средствами организации, ошибочно перечисленными в бюджет. Рекомендуется перед написанием заявления подписать с налоговой инспекцией акт сверки по НДФЛ. Тогда налоговики удостоверятся, что все начисления по лицевому счету (которые были отражены на основании расчета 6-НДФЛ) оплачены и имеющаяся переплата действительно уплачена за счет средств компании и подлежит возврату.
Сообщение работнику о переплате
Бухгалтер должен сообщить работнику об излишнем удержании налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта. Сделать это можно разными способами:
— направить письменное уведомление (образец 2 приведен на с. 49);
— дополнить бухгалтерскую справку строкой об ознакомлении работника с фактом выявления излишнего удержания НДФЛ.
Работник распишется в уведомлении или в справке. Его подпись будет означать, что он ознакомлен. Если работник уже уволился, сообщение можно отправить по почте с уведомлением о вручении.
По мнению специалистов главного финансового ведомства лучше предварительно согласовать с налогоплательщиком порядок направления указанного сообщения (письмо Минфина России от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112).
Бухгалтерская справка N 17
| г. Москва | 30 апреля 2014 года |
30 апреля 2014 года бухгалтером О.В. Бубновой выявлен факт излишнего удержания НДФЛ с доходов менеджера И.В. Цветочкиной за январь-март 2014 года.
В облагаемую базу по НДФЛ по ошибке включена материальная помощь в размере 3000 руб. За январь-март 2014 года доход работницы составил 54 000 руб., сумма стандартных налоговых вычетов — 4200 руб., удержанный и перечисленный НДФЛ — 6864 руб. После перерасчета сумма НДФЛ, подлежащая удержанию за период с 1 января по 31 марта 2014, составляет 6474 руб. Сумма излишне удержанного налога составила 390 руб. (6864 руб. — 6474 руб.).
В бухгалтерском учете необходимо сделать следующую запись:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ»
— 390 руб. — сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ.
Главный бухгалтер Ветрова А.А. Ветрова
30 апреля 2014 года
О факте излишнего удержания НДФЛ налоговый агент должен сообщить бывшей работнице. Главный бухгалтер А.А. Ветрова составила официальное письмо, зарегистрировала его в журнале исходящей корреспонденции и направила И.В. Цветочкиной письмо по почте с уведомлением о вручении. Образец письма смотрите ниже.
Образец 2. Уведомление работника об излишнем удержании НДФЛ
Общество с ограниченной ответственностью «Весна»
| Исх. 30/14-б 30 апреля 2014 год |
Цветочкиной И.В. |
Просрочка ИФНС срока возврата переплаты
Что делать, если налоговые органы одобрили возврат средств, за плательщиком или агентом не числится задолженности, а денег все нет? В этом случае необходимо обратиться в налоговую инспекцию с повторным заявлением. Требование должно быть удовлетворено не позднее одного месяца с момента его подачи.
В соответствии со статьей 78 Налогового кодекса, п. 10, в случае просрочки на сумму возврата дополнительно начинают начисляться проценты. Их размер равен ставке рефинансирования ЦБ РФ. С 14 июня 2016 года эта ставка приравнена к 10,5% годовых. Проценты «капают» на весь срок просрочки по день возврата.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter
.
Как возвратить НДФЛ, удержанный по ставке для нерезидента?
Работник получил в течение года статус налогового резидента, однако работодатель не пересчитал налог по соответствующей ставке. Как налогоплательщику его вернуть?
Ставка налога для нерезидента — 30%. Если работник получил статус налогового резидента, то его НДФЛ нужно пересчитать по ставке 13% с начала года. Пересчет необходимо произвести по итогам года, когда получен новый статус.
В этом случае за возвратом налога обращаться нужно не к агенту, а в налоговый орган. В ИФНС по месту жительства или нахождения нужно представить налоговую декларацию и документы, подтверждающие статус резидента. Работодатель в таком случае никаких действий не предпринимает, в том числе не подает корректирующую справку 2-НДФЛ.
Переплата НДФЛ из собственных средств
Если сложилась такая ситуация, и переплата произошла за счет средств работодателя, то зачесть этот показатель в счет будущих удержаний нельзя.
То есть, удержан полностью сбор верно, а разница произошла именно за счет финансов предприятия, что фактически не является ошибкой. А это запрещено НК РФ! Об этом сказано в п. 9 ст. 226 НК РФ.
Поэтому сам налоговый агент, то есть, работодатель, должен написать заявление в налоговые органы по месту своей регистрации на возврат излишка. Вся переплата может быть возвращена налоговому агенту после сверки расчетов.
В документах по форме 6 НДФЛ всю разницу переплаченного сбора отражать не нужно по причине того, что начислено и удержано все было верно, ошибка произошла именно при заполнении платежного документа.
Можно ли отражать отрицательные суммы по налогу в 6 НДФЛ
Если сумма предстоящих платежей по ндфл больше, чем сумма, которую надо вернуть сотруднику.
Пример 1. 20.02.2017 сотрудник подал заявление о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ в размере 23 000 руб. Сумма налога, подлежащая перечислению в бюджет со всех выплаченных организацией физическим лицам доходов, составила: – на 10.03.2017 – 18 000 руб.; – на 10.04.2017 – 18 000 руб.
Как в этом случае зачесть НДФЛ? Как уже было сказано, сначала необходимо перечислить сумму излишне удержанного НДФЛ на счет сотрудника, указанный в заявлении о возврате. Затем на сумму возвращенного налога нужно уменьшить сумму текущих платежей по НДФЛ, исчисленному с выплат всем физическим лицам, получившим от организации доходы, пока полностью не будет зачтена возвращенная сумма. Вся сумма излишне удержанного с доходов сотрудника налога в размере 23 000 руб. перечислена на его карту в день выплаты зарплаты – 10.03.2017. Часть возвращенного налога в размере 18 000 руб. организация зачтет в уменьшение НДФЛ, подлежащего перечислению 10.03.2017. Таким образом, перечислять НДФЛ в бюджет 10.03.2017 организация не будет.
На оставшуюся часть возвращенного сотруднику НДФЛ в размере 5 000 руб. (24 000 — 18 000) организация уменьшит НДФЛ, подлежащий перечислению 10.04.2017. В итоге в бюджет организация заплатит налог в сумме 13 000 руб. (18 000 — 5 000).
Пример 2. 20.02.2017 сотрудник представил заявление о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ в размере 63 000 руб. Сумма налога, подлежащая перечислению в бюджет со всех выплаченных организацией физическим лицам доходов, равна: – на 10.03.2017 – 18 000 руб.; – на 10.04.2017 – 18 000 руб.; – на 10.05.2017 – 18 000 руб. Как в данном случае зачесть НДФЛ?
Из условий примера следует, что сумма подлежащего возврату сотруднику НДФЛ больше предстоящих платежей по этому налогу, так как излишне удержанный НДФЛ необходимо вернуть в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления налогоплательщика. В данном случае за возвратом излишнего НДФЛ организация должна обратиться в свою налоговую инспекцию. Для этого в течение 10 рабочих дней со дня получения от работника заявления о возврате излишнего НДФЛ организации нужно представить в налоговую инспекцию (п. 1 ст. 231 НК РФ, Письмо ФНС РФ от 20.09.2013 № БС-4-11/17025): 1) заявление о возврате излишне удержанной суммы налога; 2) выписку из налогового регистра по НДФЛ за период, когда налог был излишне удержан; 3) справку 2-НДФЛ на это лицо за период, когда был излишне удержан налог. Если организация обращается за возвратом НДФЛ, излишне удержанного в прошлые годы, нужно представить две справки: первичную и исправленную; 4) документы, подтверждающие излишнее перечисление налога (например, платежное поручение, выписку). В течение месяца со дня подачи этих документов контролирующий орган должен вернуть переплату по НДФЛ на расчетный счет организации (п. 6 ст. 78 НК РФ).
Что говорит законодатель?
Порядок возврата НДФЛ, удержанного излишне из доходов, содержится в НК РФ ст. 231-1. Возврат сумм работодателю, которые он излишне перечислил за сотрудника в ФНС, регулируется НК РФ, ст. 78. Статья 231 не исключает возможность выплаты гражданину сумм НДФЛ из средств работодателя до момента, когда ИФНС произведет возврат этих денег на счет фирмы-работодателя.
В этой же статье говорится о необходимости возврата налога в случае, если его плательщик писал заявление на имя работодателя с просьбой предоставить ему имущественный вычет, но при расчете право на вычет не было учтено.
Имущественный вычет в связи с покупкой (строительством) жилья имеет свои нюансы, когда дело касается возврата налога на доходы.
Согласно законодательству получить вычет физическое лицо имеет возможность (по НК РФ ст. 220 п. 7-8):
- в налоговой по окончании года;
- в месте, где он работает, в середине года.
Обращаясь по месту работы за вычетом, налогоплательщик должен иметь в виду, что уменьшать НДФЛ при расчетах бухгалтерия начнет с того месяца, в котором он написал заявление с просьбой предоставить вычет. При этом возникает вопрос, должен ли работодатель пересчитать налог в сторону уменьшения с начала года, а затем его вернуть.
О том, что возвращать НДФЛ, удержанный до получения заявления налогоплательщика (с подтверждением из налоговой, что он такое имеет право), работодатель не должен, говорит Минфин (документ №03-04-06/6-46 от 21/03/11 г. и ряд других).
Итак, налоговый агент получил заявление налогоплательщика о возврате НДФЛ. Теперь в течение 3 месяцев он обязан вернуть излишне перечисленную сумму налога (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Если не сделать этого в установленный законодательством срок, то кроме самого налога работодатель должен будет заплатить сотруднику проценты за нарушение сроков возврата денежных средств. Проценты начисляются за каждый календарный день просрочки, а процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей на тот момент (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).Переплата по НДФЛ в 2019 году возвращается в аналогичном порядке.
Бухгалтеры нередко задаются вопросом: если возникла переплата по НДФЛ, то можно ли зачесть в счет текущих платежей по НДФЛ?
Ответ на данный вопрос дал Минфин РФ в письме от 05.12.2012 № 03-04-06/4-342. Вернуть налог можно за счет уменьшения в будущем сумм НДФЛ, исчисленного с доходов как самого налогоплательщика, у которого возникла переплата, так и остальных физических лиц, получающих доходы от этого налогового агента (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). При этом не имеет значения ни вид дохода, выплачиваемого другим физическим лицам, ни налоговая ставка, применяемая к данным выплатам.