Как составить доверенность на распоряжение имуществом юридического лица
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить доверенность на распоряжение имуществом юридического лица». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для ответа на вопрос, какой срок хранения доверенностей в организации, обратимся к нормативным документам. Сроки определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
Кому удобно пользоваться услугой
Кроме вышеперечисленных ситуаций, можно подписать договор ответхранения со сторонней организацией. Наиболее часто к этой возможности прибегают:
- Логистические компании. Они могут эффективно производить грузовые перевозки, хранить, управлять транспортными потоками, но при этом минимизировать участие собственных помещений и персонала.
- Фирмы, которые нуждаются в складировании имущества исключительно в определенные сезоны, а не круглогодично. Вместо того чтобы содержать свой склад, они могут оплачивать услуги сезонно.
- В случае отсутствия складских помещений. Иногда можно полностью отказаться от их приобретения и обслуживания, используя предложение сторонних компаний. Это снимает часть ответственности и упрощает работу.
- При объединении грузов или их расфасовке. Фирмы, предлагающие ответное хранение, осуществляют также отгрузку, доставку партий, их сборку и разборку.
- Если есть потребность в дополнительном месте для складирования имущества.
Во всех перечисленных случаях рекомендуется воспользоваться услугами специализированных фирм, предлагающих склады для ответхранения вашего имущества.
Как происходит передача документов на ответственное хранение нотариусом?
Документы могут подаваться в запакованном или открытом виде. Если документы подаются открыто, процедура выглядит так:
- Клиент осуществляет передачу бумаг нотариусу, личность человека устанавливается, как и его право действовать от имени юридического лица (если в этом есть необходимость).
- В присутствии заинтересованных лиц нотариус составляет подробную опись всех документов. В эту опись включается название, реквизиты, описание состояния и прочие параметры, позволяющие идентифицировать документы.
- Далее в присутствии тех же лиц документы запечатываются и скрепляются печатью нотариуса, а также подписями присутствующих.
- Клиенту выдается свидетельство, подтверждающее факт принятия пакета на хранение, где указывается срок хранения и прикладывается опись.
Если документы упакованы, составляется только опись пакета. Подобные услуги в Москве чаще всего используются юридическим лицами для обеспечения правовой безопасности в ходе различных хозяйственных споров при наличии внутренних конфликтов на предприятии.
Срок хранения доверенностей
Проанализировав данный документ, увидим, что в нем упомянуты разные виды письменных уполномочий, а срок их хранения составляет от трех лет до постоянного хранения. Так, например, доверенности, которые были выданы филиалам или представительствам на осуществление отдельных видов деятельности подлежат хранению не менее пяти лет с даты истечения срока действия, а те, которые были выданы руководителем организации сотрудникам на представление интересов организации должны храниться постоянно. Уполномочия на участие в общем собрании акционеров имеют постоянный срок хранения, а минимальный срок в три года установлен для копий доверенностей, выдаваемых жильцам жилищно-коммунальными организациями.
Юридическое лицо вправе установить срок хранения доверенностей в архиве своими локальными нормативными актами, но они не должны быть менее сроков, установленных Перечнем. Чаще всего отражается срок хранения доверенностей в организации в номенклатуре дел.
Таким образом, если срок хранения доверенностей на предприятии не установлен, то руководствоваться следует Перечнем. Обратите внимание, что согласно примечаний, срок, установленный в пять лет, может быть продлен до постоянного для отдельных видов перечисленных документов. Поэтому, лучше настроиться на постоянный срок хранения.
Срок хранения доверенностей и журнала регистрации доверенностей, как правило, совпадает, хотя такой документ, как журнал регистрации, и не поименован в Перечне.
В каком порядке хранить документы можно увидеть в Приказе Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Там же порядок передачи документов в архивы после прекращения деятельности юридического лица.
Документы, относящиеся к государственной тайне, подлежат хранению в соответствии со специальными нормативными актами. Специальными актами могут быть предусмотрены способы хранения в некоторых видах организаций, например, в банках.
Организации малого и среднего бизнеса редко когда принимают локальные акты, регулирующие вопросы хранения документов и редко формируют специальные архивные подразделения. Обычно хранение осуществляется в архивных папках в офисах или сейфах. Если же создается архив, то необходимо разрабатывать и правила его ведения.
Говоря о хранении, чаще всего имеется в виду хранение подлинников. Однако Перечнем предусмотрено и хранение доверенности в копиях. Поэтому не стоит относиться к копиям этих документов несерьезно.
Особую группу представляет доверенность на ответственное хранение. Таким документом назначается сотрудник, в чьи обязанности будет входить обеспечение сохранности каких-либо ценностей (бланков, препаратов, имущества и т.д.). Доверенность на ответственное хранение (образец можно найти в справочно-правовых системах) является одной из разновидностей письменных уполномочий. Такие документы также необходимо хранить.
Таким образом, хранение доверенности – такой же важный этап работы с ней, как и оформление.
Что такое договор ответственного хранения? Участники взаимоотношений
Договор ответственного хранения — это форма урегулирования взаимоотношений при передаче материальных ценностей между двумя сторонами: хранителем и поклажедателем. Цель – задокументировать передачу предмета соглашения, сберечь его в целости и сохранности, затем возвратить хозяину.
Взаимоотношения происходят между двумя сторонами:
Хранителем – лицом с любым статусом, которое принимает имущество и берет на себя обязательства по сохранности его в полном объеме, и передаче хозяину по первому требованию, при утрате предмета или порче несет ответственность;
Поклажедателем – заказчик, отдающий свои вещи на сохранность за вознаграждение, при этом он вправе потребовать все имущество или его часть до окончания соглашения.
В тексте договора указываются обязанности и права исполнителя. Обязательно составление передаточного акта на имущество, либо выдача заказчику услуги сохранной расписки, квитанции, свидетельства, иного документа, подписанного стороной хранения.
При составлении документа необходимо соблюдать следующие условия:
- состояние предмета на момент передачи;
- сроки;
- денежное вознаграждение за оказанные услуги;
- ответственность за несохранность предмета договора;
- иные важные условия для обеих сторон.
Соглашение заключается в письменной форме, но не будет считаться ошибкой устная договоренность. Письменно составляется договор аренды с ответственным хранением, если обе стороны либо юридические лица, либо физические, при этом стоимость объекта передачи превышает в 10 раз установленный законом МРОТ (п.2 ст.887 ГК РФ).
В равной мере встречаются термины «договор хранения» и «договор ответственного хранения». Второе понятие встречается в сделках поставки, но не является специальным соглашением. Это дополнительная мера, необходимая покупателю в рамках поставки. Если речь идет о временной услуге, то договор хранения и договор ответственного хранения будут идентичными понятиями.
Доверенности на получение и выдачу ТМЦ
Вопрос об использовании доверенностей на получение или выдачу товарно-материальных ценностей (ТМЦ) заслуживает серьезного внимания. Если ТМЦ будут переданы ненадлежащему лицу, то факт получения товара, возможно, придется устанавливать в судебном порядке.
Кроме того, у продавца есть большие риски не получить деньги, причитающиеся за товар. То же самое касается передачи товара покупателю ненадлежащим лицом со стороны продавца.
В статье мы рассмотрим правила оформления доверенностей на выдачу и получение ТМЦ, а также порядок их регистрации.
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (так сказано в п. 1 ст. 185 ГК РФ). Мы рассмотрим следующие виды доверенностей, обычно применяемые при передаче / получении товара:
- доверенность на получение ТМЦ представителем покупателя;
- доверенность на выдачу ТМЦ и подписание необходимых документов представителем продавца (или поставщика). Она используется реже, потому вызывает больше вопросов у практиков.
Расписка на ответственное хранение по своей юридической природе является договором, заключаемым в простой письменной форме. В силу положений статьи 421 ГК все официальные бумаги, регулирующие правоотношения между контрагентами, могут составляться без использования общеобязательных унифицированных бланков в свободной форме.
Расписка должна содержать в себе следующие моменты:
- реквизиты (дата и место составления, подписания);
- данные о принимающей и передающей стороне, их представителях (паспортные данные, ФИО, должность при наличии);
- утверждение факта приёма-передачи;
- перечень передаваемого имущества;
- срок хранения;
- обязательство по возвращению объектов;
- подпись представителя принимающей стороны;
- расшифровка автографа.
Официальную бумагу принято писать на чистом листе бумаги формата А4, как и любой гражданско-правовой договор. Сам текст можно исполнить как в рукописном виде при помощи синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном с помощью компьютера и соответствующего ПО. Этот фактор не сможет повлиять на юридическую силу расписки.
Срок хранения доверенностей на предприятии консультант
5 лет после окончания периода, за который они составлены Договоры и соглашения по сделкам, первичные документы Акты сверок Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов (расчет по взносам, больничные листы, платежные поручения на перечисление взносов) В течение 6 лет после окончания года, в котором бумаги последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности 4-ФСС Годовые — постоянно, квартальные — 5 лет Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49) В течение 5 лет после окончания года, в котором составлены данные бумаги.
Анализируя сроки хранения, отраженные в Перечне следует обратить внимание на следующие двусмысленные моменты: Статья 60 Перечня.
Определяет срок хранения для доверенностей, выданных на осуществление отдельных видов деятельности филиалам и представительствам.
Данная норма вступает в противоречие со статьей 185 ГК РФ, следуя которой доверенностью признается письменное уполномочие, которое выдается одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Поскольку ни представительство, ни филиал (ст. 55 ГК РФ) самостоятельными юридическими лицами не являются, данную статью следует понимать в контексте того, что доверенность оформляется на имя директора филиала или представительства.
Опломбируем кадровые документы Статья 273 Перечня. Определяет срок хранения конкурсной документации (в соответствии с регламентом ФЗ № 94-ФЗ от 21.07.2005), включая доверенности по наиболее важным работам, услугам и крупным поставкам, как «постоянно».
Вместе с тем, сами понятия «наиболее важных работ, услуг и крупных поставок» законодательство не определяет. В данном случае основанием для отнесения поставок, услуг и работ к категории наиболее важных может быть закреплено на уровне локального нормативного акта организации.
Менее рискованный вариант — использовать для всех доверенностей, оговоренных в п. 273 Перечня срок хранения «постоянно». Статья 273 Перечня.
Сколько хранятся корешки от доверенностей
Однако нетрудно прийти к выводу, что извещение должно быть составлено в письменной форме, подписано уполномоченным на отмену доверенности лицом и вручено лицу, которому доверенность выдана, и известным третьим лицам способом, позволяющим подтвердить дату передачи такого извещения и факт его получения адресатами (получение отметки о вручении на копии извещения; направление извещения посредством почтовой связи ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении). Ведь в случае отказа перечисленных лиц признать факт отмены доверенности обязанность доказывания состоявшейся отмены будет лежать на доверителе. Иначе права и обязанности, возникшие в результате действий лица, которому выдана доверенность, до того, как это лицо узнало или должно было узнать о ее прекращении, сохраняют силу для выдавшего доверенность (и даже его правопреемников) в отношении третьих лиц (п. 2 ст.
Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке.
Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения ценностей представить в бухгалтерию организации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.
Если поставщик вместе с материальными ценностями передает представителю организации товаросопроводительные документы (счет-фактуру, накладную и т.д.), то реквизиты этих документов указывают в корешке доверенности (графа 8 «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения»).
Если работник по каким-либо причинам товарно-материальные ценности по доверенности не получил, то он должен возвратить ее в бухгалтерию, что удостоверяется записью в корешке книжки доверенностей.
Прекращенные доверенности также можно формировать по нескольким направлениям аналогично формированию дел по копиям доверенностей. На обороте последнего листа доверенности указывается номер и дата документа, на основании которого действие данной доверенности прекращено, за исключением тех доверенностей, срок действия которых просто истек. Срок хранения для большинства прекращенных доверенностей постоянный. И лишь для некоторых из них он сокращен. В одно дело принято подшивать документы с одинаковым сроком хранения, поэтому если у вас есть доверенности с разными сроками хранения, то, ориентируясь на фрагмент Перечня 2010 года, приведенный нами на стр. 23-24, вы можете сформировать несколько дел.
Срок хранения доверенностей в организации
Все письменные уполномочия в организации можно разделить на две основные группы: выдаваемые для представления интересов организации; выдаваемые для получения товарно-материальных ценностей. С первой группой доверенностей работают, как правило, юристы, со второй — бухгалтера. Первую группу можно разделить на выдаваемые для представления в судах, в иных органах, выдаваемые с правом передоверия и без такового, подлежащие нотариальному удостоверению и не подлежащие, но на порядок оформления, регистрации и хранения такие классификации не влияют.
Доверенности на представление интересов содержат описание полномочий поверенного для представления интересов доверителя с указанием в каких пределах, в каких органах и организациях. Некоторые требуют нотариального удостоверения например, для представления интересов организации в Управлении Росреестра или допускается иной порядок удостоверения например, уполномочия от физического лица для представления его интересов в суде. Помимо Перечня, сроки хранения некоторых видов документов установлены и в других нормативных актах.
До выдачи доверенностей лица инструктируются о порядке и сроках использования и отчетности об С 1 сентября года в Гражданском кодексе появились изменения в правилах оформления доверенности: Длительность действия доверенности в 3 года полностью отменен.
Отрывные части доверенностей ежемесячно прошиваются, срок хранения 5 лет. На кого выдана доверенность должность и фамилия. В этом случае журнал учета выданных до — веренностей не ведется.
Журнал учета выданных доверенностей: вариант составления.
Крайне важно вести журнал учета выданных доверенностей, в которой регламентированы лица, уполномоченные совершать от имени компании какие-либо действия.
Регистрация всех выданных доверенностей производится в специальном журнале. Ответственный исполнитель по доверенности наименования должности, структурного подразделения, Ф.
Выдача этих доверенностей регистрируется в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Лицо, ответственное за ведение Журнала учета и выдачи доверенностей.
Если в период ответственного хранения произойдет порча или утрата имущества
Если в то время, когда товарно-материальные ценности будут находиться на ответственном хранении, с ними произойдет какая-то неприятность: повреждение, порча, частичная или полная утрата и т.п., всю ответственность за это будет нести тот, кому они были доверены.
Это значит, что данное лицо обязано будет в полном объеме возместить нанесенный ущерб или же отремонтировать, восстановить чужое имущество за свой счет.
В случае, если вдруг между сторонами возникнут какие-то разногласия или споры, в поисках решения которых они дойдут до суда, грамотно составленный пакет документов поможет их правильно и с соблюдением всех интересов разрешить. Именно поэтому к составлению сохранной расписки стоит относиться крайне внимательно и учитывать все нюансы, касающееся товарно-материальных ценностей и условий их хранения.
Ситуация, при которой применим представленный Договор ответственного хранения (ответ.хранения):
- Вам, как покупателю (получателю) по договору поставки, в связи с отказом в принятии, переданного поставщиком товара, необходимо обеспечить сохранность данного товара путем его принятия на ответственное хранение и незамедлительно уведомить об этом поставщика;
- на основании вышеуказанного заключается договор ответственного хранения между Хранителем и покупателем (получателем) товара по договору поставки, где покупатель выступает в качестве Поклажедателя;
- то есть предметом правоотношений между Хранителем и покупателем (Поклажедателем) является услуга по хранению имущества;
- услуга по хранению имеет разовый характер и оказывается на определенный договором срок;
- на хранение могут быть переданы только движимые вещи (т.е. имущество, не относящееся к недвижимости);
-
на хранение передаются только индивидуально-определенные вещи (т.е вещи, имеющие определенные свойства и характеристики, которые позволяют выделить вещь из общей массы других однородных вещей);
- передаваемые на хранение вещи не требуют особых мер предосторожности в процессе хранения (При опасных и вредных свойствах вещей необходимо дополнить договор особыми условиями хранения);
- Хранитель не вправе пользоваться принятым на хранение имуществом в процессе хранения;
- расходы, понесенные покупателем (получателем) в связи с принятием товара на ответственное хранение подлежат возмещению поставщиком.
Обычные условия Договора ответственного хранения (ответ.хранения)
(условия, которые стороны для предотвращения возможных рисков и разногласий, в силу предоставленного законом права и (или) обычаев делового оборота, самостоятельно определяют в Договоре ответственного хранения (ответ.хранения)):
- место хранения (например, адрес и иные идентификационные характеристики места хранения);
- условия хранения имущества (например, температура хранения, влажность, освещение и т.п.), что позволяет согласовать договором требования к качеству предоставляемых услуг;
- срок хранения;
- стоимость услуг по хранению (вознаграждение), срок и порядок их оплаты (в случае возмездного оказания услуг);
- Стоимость и порядок оплаты расходов, связанных с хранением имущества (например, оплата коммунальных услуг, платежи за охрану, уборку и т.п.) — в составе вознаграждения или оплачиваются дополнительно, а в случае безвозмездного оказания услуг хранения — оплачиваются только расходы;
- срок и порядок приема оказанных услуг;
- ответственность сторон;
- порядок разрешения споров;
- порядок изменения, расторжения договора;
- иные условия, которые стороны, в силу предоставленного законом права и (или) обычаев делового оборота, и (или) соглашения сторон, могут самостоятельно определить в договоре;
- В случае, если стороной по договору является физическое лицо, осуществляющее индивидуальное предпринимательство, то в силу закона «О персональных данных и их защите» необходимо истребовать у этой стороны «Согласие на сбор и обработку персональных данных».
На что обратить внимание при заключении договора ответственного хранения?
Во избежание конфликтных ситуаций при передаче имущества на ответственное хранение рекомендуем внимательно изучить договор. В зависимости от условий хранения и особенностей работы поставщика услуги его структура может несколько отличаться, но в нем обязательно должны присутствовать следующие пункты:
- предмет договора;
- срок действия договора;
- стоимость услуги и порядок расчетов;
- права и обязанности сторон;
- ответственность сторон за невыполнение обязательств и порядок разрешения споров.
Как правильно составить
Соглашение не имеет строго определенной формы, его текст меняется в зависимости от нужд сторон. Но обычно шаблон договора ответственного хранения содержит разделы:
- предмет: что передается хранителю. Необходимо указать идентифицирующие признаки предмета: наименование, вид, артикул, цвет, регистрационные номера. Следует зафиксировать состояние, в котором он поступает на сохранение: наличие повреждений, примерная степень износа, стоимость;
- срок: дата окончания отношений сторон или указание на то, что сохранение продолжается до востребования;
- права и обязанности сторон. Например, хранитель обязан в течение срока договора сберегать предмет, обеспечить для этого необходимые условия, не допускать утраты, порчи или повреждения; вернуть его по истечении срока. Поклажедатель обязан предоставить своему контрагенту достоверную информацию о вещи, в том числе о ее опасных свойствах; забрать ее после истечения срока соглашения; уплатить оговоренное вознаграждение. Хранитель вправе при отказе владельца ценностей от предмета по истечении срока возврата продать его; использовать его в период нахождения на хранении. Поклажедатель вправе прекратить отношения до истечения срока соглашения;
- вознаграждение по сделке и порядок его уплаты. Указывается сумма вознаграждения и срок, когда поклажедатель обязан его оплатить: одним платежом или несколькими, при передаче вещи или в конце срока оказания услуг, желательно оговорить конкретные сроки;
- распределение расходов: какая из сторон несет затраты в связи с оказанием услуги;
- ответственность сторон: какие санкции налагаются на хранителя, если он не сбережет вещь, и на владельца, если он ее не заберет или не выплатит вовремя вознаграждение;
- дополнительные условия: возможность изменения условий соглашения, срок соглашения.
Обязание возвратить переданное на ответственное хранение имущество
Как говорилось выше, при необходимости ответственного хранения на покупателя, который не принял товар, возлагается, в частности, обязанность возвратить его продавцу. Здесь также может возникнуть необходимость в обращении поставщика в суд с иском о понуждении (обязании) возвратить товар, который неправомерно удерживается покупателем.
Нужно подчеркнуть, что все действия, связанные с ответственным хранением и возвратом товара поставщику (если он не был реализован покупателем), насколько бы трудоемкими они не казались, являются обязанностью, а не правом покупателя, отказавшегося принять товар.
Давайте решать проблему вместе, мы составим для Вас исковое заявление, а также будет осуществлять представительство в суде, добьемся исполнения решения: профессионально и в срок!!!
Регистрируем доверенности
Требований законодательства к регистрации доверенностей не установлено. Можно только сказать, что основанием для регистрации доверенности является ее подписание руководителем предприятия. А регистрация доверенностей производится в Журнале учета и выдачи доверенностей (см. Пример 1).
В образце Журнала на следующей странице показан примерный перечень фиксируемых сведений. Каждая организация имеет право скорректировать его.
Регистрация доверенностей производится в Журнале в течение года в порядке возрастания номеров (сквозная нумерация). По общему правилу Журнал учета и выдачи доверенностей должен быть предварительно прошит и скреплен печатью предприятия. Все листы Журнала должны быть пронумерованы. Подчистки, приписки и исправления в нем не допускаются.
Но на многих предприятиях учет доверенностей ведется в автоматизированном виде. Т.е. информация вводится в специальную программу или Журнал учета ведется путем заполнения таблицы в MS Excel. В этом случае бумажный Журнал учета и выдачи доверенностей, заполняемый рукописным способом, в котором необходимо собирать подписи людей, получающих эти важные документы, может содержать меньше граф, т.к. в дополнение к нему еще есть систематизированная учетная информация в электронном виде.
Ответственных за подготовку доверенностей и их учет лучше назначить приказом. Если в организации есть такой документ, как Инструкция по подготовке, учету, выдаче, контролю исполнения, прекращению доверенностей и хранению прекращенных доверенностей (в виде самостоятельного регламента или в виде составной части иной инструкции), то в нем тоже нужно предусмотреть ответственных лиц (их обязанности, права и ответственность). Перечень работников, имеющих доступ к автоматизированной системе учета доверенностей, фиксируется в локальных нормативных актах предприятия.
В автоматизированную информационную систему обычно вносятся сведения, необходимые для подготовки доверенности, они же могут выводиться и в Журнал учета в полном или сокращенном составе. При ведении Журнала учета ручным или «полуручным» способом (т.е. в MS Excel) состав фиксируемой информации может быть таким же:
- номер доверенности (в автоматизированной системе присваивается автоматически);
- дата доверенности;
- Ф.И.О., паспортные данные, место жительства представителя;
- наименование госоргана, предприятия, организации, учреждения, куда представляется доверенность;
- перечень полномочий представителя;
- доверенность выдана с правом передоверия или без;
- срок действия доверенности;
- Ф.И.О. руководителя (уполномоченного лица), подписавшего доверенность;
- наименование ответственного подразделения;
- реквизиты служебной записки (запроса о подготовке доверенности) с указанием, кто подписал служебную записку (запрос);
- отметка об отмене доверенности (с указанием даты отмены и реквизитов документа, свидетельствующего об отмене доверенности);
- дата возврата доверенности.
Автоматизированная система позволяет группировать информацию по доверенностям по различным запросам, что делает работу с ними более удобной.