Нюансы организации и оформления командировки
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нюансы организации и оформления командировки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Не существует нормы в Трудовом кодексе, которая бы подробно описывала процедуру внесения изменений сроков служебной поездки. Конкретный механизм выработался в процессе многолетней практики. Основываясь на общих положениях Закона о труде можно сделать вывод, что согласия обеих сторон в настоящем случае не требуется. Дело в том, что согласно статье 166 ТК РФ работник отправляется в командировку исключительно на основании распоряжения директора, следовательно, одобрение подчинённого получать необязательно.
Объясняем, как правильно написать приказ
Первым делом следует обратить внимание на реквизиты. В шапке документа прописываем полное наименование предприятия-работодателя со ссылкой на его организационно-правовую форму. Далее присваиваем приказу уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления официальной бумаги.
Следующим шагом мотивируем принятое решение. Здесь необходимо сослаться на статью 166 Трудового кодекса, а также на иной документ при его наличии. Это может быть письменное заявление от сотрудника или что-то ещё. В обоснование прописываем реальную причину изменения сроков.
Ниже по документу с красной строки пишется слово «приказываю». С красной строки начинаем утверждать следующие положения:
- вносим изменения в ранее изданный приказ о направлении сотрудника в командировку;
- утверждаем новые сроки служебной поездки;
- отдаём распоряжение кадровику внести правки в график командировок;
- отдаём распоряжение бухгалтеру проконтролировать ситуацию с подотчётными средствами. Возможно, имеется необходимость выделения дополнительного бюджета;
- возлагаем контроль за исполнением распоряжения.
Образец служебной записки
--------------------------------------------------------------------------¬
¦Не возражаю Генеральному директору ОАО "Пастораль"¦
¦Отделу кадров подготовить П.П. Глостеру ¦
¦приказ о продлении командировки от начальника юридического отдела ¦
¦И.И. Пастушкова Н.Н. Аркадиева ¦
¦с 27 по 30 апреля 2013 г. ¦
¦Глостер ¦
¦ ¦
¦ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА ¦
¦ ¦
¦ Довожу до Вашего сведения, что в настоящее время ведущий юрисконсульт¦
¦И.И. Пастушков находится в служебной командировке в ООО "Астрея"¦
¦(г. Владивосток), где проводит подготовительную работу по заключению¦
¦контракта. 25 апреля он сообщил, что должен задержаться еще на четыре дня¦
¦в связи с переносом даты подписания контракта. ¦
¦ Прошу Вас дать разрешение на продление командировки И.И. Пастушкова¦
¦с 27 по 30 апреля. ¦
¦ ¦
¦Начальник юридического отдела Аркадиев Н.Н. Аркадиев¦
¦ 25 апреля 2013 г. ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Получив от начальника структурного подразделения служебную записку, руководитель организации принимает решение и ставит на ней:
- свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ о продлении командировки И.И. Пастушкова с 27 по 30 апреля 2013 г.»;
- подпись.
Далее отдел кадров подготовит приказ о продлении срока командировки. Образец приказа представлен на с. 102.
Общие понятия по командировкам
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых происходит в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признают.
Срок командировки – продолжительность нахождения работника в командировке. Срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Днем выезда в командировку считают день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считают текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки.
По возвращении из командировки работник обязан передать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов:
- копия приказа о направлении в командировку;
- копия приказа о продлении (изменении/отмене) командировки;
- проездные документы: электронный билет или авиабилет с приложением посадочных талонов, ж/д билет и другие;
- счет (акт и счет-фактура) гостиницы или договор аренды при найме жилого помещения и документ, подтверждающий оплату (кассовый чек, квитанция ПКО, выписка с карты и другие);
- документ, подтверждающий заправку авто (в случае аренды автомобиля или отправления работника в командировку на автомобиле компании) – чек АЗС;
- квитанции о возврате билетов, штрафы за отмену бронирования билета, найма жилого помещения (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
- копия товарно-транспортной накладной, товарной накладной или акта о перемещении – при перевозке товарно-материальных ценностей;
- другие документы, подтверждающие расходы во время служебной командировки;
- копия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы – при командировании за пределы РФ (кроме случаев, когда в соответствии с действующим порядком пересечение госграницы РФ происходит по внутреннему паспорту без проставления отметки в загранпаспорте).
Приказ на командировку в 2020 году: образец для скачивания по форме Т-9
Образец приказа на командировку в 2020 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть на нашем сайте.
приказа на командировку
Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах.
Если в ходе выполнения командировочного задания возникает необходимость увеличения его срока, это мероприятие осуществляется с соблюдением обязательных требований. В первую очередь формируется Приказ о продлении командировки (образец представлен в конце статьи).
Поездка сотрудника в другой населенный пункт, связанная с разрешением производственных вопросов по поручению руководства фирмы, именуется служебной командировкой. Чтобы поездка считалась таковой, она должна соответствовать следующим условиям:
- Место выполнение поручения должно находиться далеко от основного места работы командированного сотрудника.
- Наличие временных ограничений.
Нужно учитывать, что командировочные сутки заканчиваются в 23.59 и начинаются в 00.00. Если работник выполнил задачу раньше и захотел вернуться, то издается приказ, сотрудник приезжает в город своего основного места работы.
Если он приехал на несколько дней (или на 1 день) раньше заранее запланированного срока, то на следующий день он должен явиться на место службы. Если он не явился, то это считается пропуском рабочего дня.
Работодатель вправе назначить денежное поощрение за быстро проделанную работу или не назначать. Он вправе предоставить своему работнику внеочередной оплачиваемый выходной на это время.
В служебной записке укажите причину, по которой требуется продление командировки, а также период ее продления.
На основе служебной записки о продлении командировки впоследствии нужно издать приказ о продлении, если руководитель организации посчитает продление командировки целесообразным.
Как оформить продление командировки сотрудника
Можно ли продлить командировку официально? В целом, этот процесс не регламентирован законодательством и описывается локальными нормативными актами компании. Поэтому и оформить продление командировки сотрудника можно по самым разным причинам. Вот самые распространенные причины продления командировки:
- Рабочие задачи. Сотрудник может не успеть выполнить служебное задание, или руководитель решает, что ему стоит заняться чем-то еще во время нахождения в поездке.
- Инициатива сотрудника. Работник может и сам подать просьбу дать ему возможность задержаться. Для этого могут быть самые разные причины, от личных проблем, до желания увидеться с родственниками и просто изучить новый город на выходных.
- Проблемы с транспортом. В случае отсутствия авиабилетов, отмены рейсов и подобных проблем, командировку также нужно будет продлить, потому что сотрудник физически не сможет добраться до дома.
- Проблемы со здоровьем. Существует вероятность, что во время деловой поездки сотрудник заболеет и какое-то время не сможет работать. Тогда он не успеет сделать все, что должен был, и понадобится продление служебной командировки.
- Обстоятельства непреодолимой силы. Если во время поездки происходят природные катаклизмы или, к примеру, политические волнения, то возвращение может затянуться.
С причинами понятно, но как правильно продлить командировку?
Порядок продления сроков служебной поездки
Наличие в организации разработанного Положения о командировках значительно упрощает процедуру изменения сроков поездки, так как в нем должна быть зафиксирована стандартная инструкция, которой должен придерживаться как работник, так и работодатель. Как правило, алгоритм действий имеет следующую последовательность:
- Если инициатором является непосредственно трудящийся, то он оформляет служебную записку на имя работодателя с указанием причин задержки и обозначением новой предположительной даты возвращения;
- При инициировании процедуры работодателем, командированному работнику направляется письменное уведомление об изменении сроков поездки с обозначением обстоятельств данной меры;
- Служебная записка, отправленная сотрудником, является основанием для разработки соответствующего Положения, в котором фиксируется необходимость изменения сроков командировки и указывается новая дата возвращения лица;
- Непосредственный работодатель командированного работника или иной ответственный сотрудник обязан согласовать все нюансы продления служебной поездки с представителями принимающей стороны;
- В организации, направившей лицо в поездку, издается Приказ об изменении сроков командирования. С копией данного распоряжения сотрудник должен ознакомиться под личную подпись;
- На основании Приказа в бухгалтерии осуществляется перерасчет аванса, ранее предоставленного лицу. В кротчайшие сроки работнику должна быть перечислена дополнительная сумма средств на служебные расходы в затянувшейся поездке.
Приказ о продлении командировки
Образец этого документа не утвержден, поэтому он составляется в произвольной форме. Но при этом он должен содержать следующую информацию:
- Данные о командированном работнике, его ФИО и должность;
- Причина, по которой продлевается его пребывание в командировке;
- Новая дата завершения командировки;
- Распоряжение бухгалтерии перевести работнику денежные средства на дополнительные дни командировки, при необходимости.
Несмотря на то, что приказ пишется в свободной форме, он должен быть издан с соблюдением всех правил делопроизводства, в частности иметь следующие реквизиты:
- Наименование организации, его издавшей;
- Название документа;
- Дата и номер;
- Подпись руководителя.
Примеры приказов об отмене служебной командировки и их составление
Если был издан приказ о направлении в служебную поездку, то она должна состояться в соответствии с его предписанием. Для отмены командировки необходимо издать отдельный образец, который будет указывать на соответствующую причину:
- командирование работника перестает быть востребованным;
- наличие личных обстоятельств, из-за которых сотрудник не может исполнить поручение;
- невозможность отбыть в установленный срок из-за болезни;
- имеются чрезвычайные обстоятельства — стихийные бедствия, аварии или иные обстоятельства, препятствующие исполнению обязанностей.
Текст приказа об отмене командировки должен включать в себя основание — документ, по которому отменяется назначение. Обычно им является служебная записка, которая и указывает на причину. Соответственно она же прилагается к основному акту.
Также при составлении необходимо указать, какой документ отменяется текущим приказом. Если процедура выдачи командировочных уже была осуществлена, то следует также оговорить и возврат денег, а также возмещение убытков, связанных с возвратом билетов и других предварительных расходов.
Для лучшего понимания данных моментов, можно рассмотреть примеры отмены командировок на отдельных образцах.
Льготы инвалидам по отпускам по ТК РФ
Для обычного работника компании, закрепляется правило, согласно которому ему предоставляется 28 дней оплачиваемого отпуска за каждый проработанный год.
Сотрудники, у которых установлена группа инвалидности, относятся ко льготной категории. Согласно ТК РФ им полагается отпуск инвалидам, более длительный, чем стандартный.
ФЗ №181 от 24 ноября 1995 года устанавливает сколько дней оплачиваемого отпуска положено инвалиду — этот период составляет 30 дней.
Данная продолжительность отпуска предоставляется всем людям с инвалидности без учета какая у них группа или заболевание.
Отпуск инвалид может взять сразу в полном объеме, или разбить его на части.
Эта льгота действует уже достаточно длительный период, и вносить каких-либо изменения госвласть не планирует.
Внимание! Помимо оплачиваемого периода, в качестве льготы инвалиды могут в удобное время для ни запрашивать у своего работодателя периоды отпуска за свой счет длительностью не более 60 дней в году на собственные нужды (отдых, лечение и т.д.). Это время они могут брать сразу, или разбивать его на части.
Перенос командировки на другой срок
На перенос командировки на иной срок влияет непосредственно работодатель. Он самостоятельно может изменить дату отправления или дату прибытия сотрудника, по своему усмотрению. На основании оформленного документа служебная поездка может быть перенесена на ранний или поздний период, она может быть продлена и так далее. Все это делается для того, чтобы конечная цель служебного задания была получена. Чтобы поменять сроки командировки сотрудника подразделения, необходимо создать еще один приказ.
Несмотря на это, перенос служебной поездки по-прежнему будет отражаться в налоговом и бухгалтерском учете. В виде изменения будет считаться промежуток времени, в течение которого расходы были фактически понесены. Продлевая или отзывая сотрудника, размер расходов будет автоматически либо увеличен, либо уменьшен, соответственно. При этом все расходы будут признаны и документально подтверждены лишь по возвращению сотрудника. Следовательно, изменение временного промежутка не приведет к корректировке данных ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете.
Расчеты с сотрудником
В случае продления командировки предприятие обязуется компенсировать сотруднику расходы за:
- питание;
- оплату проживания (съемная квартира, гостиница и т. д.);
- приобретение (обмен) обратного билета.
Если выданные перед отъездом денежные средства израсходованы, работодатель обязан перечислить дополнительную сумму.
Поручить бухгалтеру совершить платеж можно в приказе о продлении.
Такие требования предъявлены Положением о служебных командировках.
Суточные выплачиваются за все время нахождения в командировке и включают:
- дни пребывания (в том числе, добавленные);
- выходные и нерабочие праздничные дни;
- период нахождения в пути;
- время вынужденной остановки.
Если командированный заболел, он вправе получить финансовую компенсацию после предъявления больничного листа.
Расчет всех положенных выплат осуществляется на основании предоставленных документов: счетов гостиниц, билетов, справок и т. д.
Пример:
Сотрудницу отдела маркетинга А.В. Скворцову отправили в командировку с 27 июня по 9 июля (14 дней). Во время выполнения поручения заболела и находилась в стационаре с 4-6 июля, что подтверждено больничным листом. В связи со случившимся, Анна Викторовна вернулась 12 июля (позже на 3 дня).
Решение:
Дни болезни сотрудницы в командировку не включаются.
Организация должна начислить:
- суточные за период с 27 июня по 12 июля;
- больничное пособие за период 4 – 6 июля;
- компенсацию затрат на проживание (период с 4-6 июля не учитывается).
А.В. Скворцова представила листок нетрудоспособности, счет из гостиницы и чеки, подтверждающие расходы в связи с продлением командировки. Денежная компенсация составила 1700 руб.
Хранение командировочной документации
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденному Приказом Министерства Культуры РФ №558, предприятие обязано хранить служебные задания и удостоверения:
- при краткосрочных поездках — 5 лет;
- при долгосрочных – 10 лет.
Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558
Приказы должны оставаться в архиве на протяжении срока, установленного Перечнем.
Информация занесена в таблицу:
| Продолжительность и вид командировки | Срок хранения, лет |
| Краткосрочная (до 2 месяцев), на территории РФ | 5 |
| Долгосрочная (от 2 месяцев), внутрироссийские и зарубежные | 75 |
Законодательство не регламентирует установленного порядка прошивки приказов.