Инструкция: составляем приказ о передаче топливной карты сотруднику
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: составляем приказ о передаче топливной карты сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чаще всего нефтепродукты на АЗС хранятся в двустенных стальных резервуарах, соответствующих нормативным требованиям, или фасованными в тару. Порядок хранения продуктов в емкостях должен быть организован так, чтобы их загрязнение или смешивание были исключены, потери сведены к минимуму, а качество полностью сохранено. В емкостях с бензином не должно быть подтоварной воды более установленного уровня, который обеспечивается конструкцией устройства для дренажа жидкости. Емкости могут заполняться нефтепродуктом не более чем на 95 % от их объема.
Особенности операций по приему нефтепродуктов на АЗС
Основной транспорт, используемый для доставки нефтепродуктов на АЗС, – автомобильный. Прием привезенного продукта осуществляют как минимум 2 оператора.
Во время данной операции должны быть приняты меры по:
- обеспечению наличия средств для первичного тушения пожара;
- предотвращению пролива нефтепродукта;
- быстрой ликвидации последствий разлива продукта.
Перед началом операции перекачки топлива или масла операторы должны удостовериться в том, что:
- технологическое оборудование, участвующее в приеме продукта, исправно;
- нефтепродукт, который планируется наливать в резервуар (или его отсек), соответствует уже находящемуся там продукту;
- заправка автомобилей прекращена;
- сливное устройство автоцистерны исправно;
- двигатель автомобиля выключен (этот пункт актуален для тех случаев, когда нефтепродукт сливается в ТС самотеком или перекачивается насосом АЗС).
Если автоцистерна не опломбирована, оператор АЗС должен проверить уровень продукта по планке, установленной на горловине, и убедиться с помощью водочувствительной ленты, что в АЦ отсутствует вода. Оператору необходимо проверить соответствие данных, указанных в товаротранспортной накладной, с результатами проведенных измерений.
Также необходимо:
- Взять пробу нефтепродукта для измерения его температуры. Помимо этого берется арбитражная проба, которая должна храниться еще в течение суток после продажи всего объема продукта.
- Открыть задвижку в аварийный резервуар, в который собирается аварийно или случайно пролитый продукт.
- Закрыть задвижку, которая блокирует возможность отведения поверхностных вод с площадки для АЦ в очистные сооружения.
- Присоединить рукав цистерны к сливному устройству, а саму цистерну заземлить.
- Передавать нефтепродукт из АЦ в резервуар только через фильтрующий элемент.
Топливные карты – что это? Преимущества
Топливная карта представляет собой документ строгой отчетности, предназначенный для контроля за движением ГСМ. При этом важным аспектом является то, что топливная карта – не платежное средство, а технический ресурс отслеживания отпускаемых нефтепродуктов.
Топливные карты имеют преимущества как для физических, так и для юридических лиц. Физические лица получают возможность приобрести ГСМ по скидкам и бонусам. Но большие плюсы несут топливные карты предприятиям. К ним относится:
- возможность сократить трудоемкие расчеты с подотчетными лицами за счет безналичного перечисления средств продавцов горючего;
- получение скидок по стоимости топлива;
- простой контроль за движением ГСМ;
- возможность возврата НДС по картам.
Правила учета ГСМ – нормативы
Компании имеют право на утверждение собственного лимита расходования топлива:
- заимствуют сведения о расходовании ГСМ из технической документации на машину;
- собирают комиссию и производят замеры.
Замеры расхода бензина производятся по следующей схеме (отдельно для порожнего и груженого ТС, для летних и зимних поездок, для простоя с включенным двигателем и т.д.):
- В пустой бак заливается бензин, фиксируется его объем.
- Автомобиль ездит до момента полного опорожнения бензобака.
- По спидометру определяется, сколько километров авто проехало до опустошения бака.
- Определяется, сколько топлива требуется для проезда 1 километра (число литров делится на количество километров).
- Составляется акт комиссии с подписями всех ее членов.
Правила учета ГСМ, полученного при покупке автомобиля
При покупке авто в баке обычно остается определенное количество бензина. Если объем бензина указан в договоре купли-продажи, ГСМ можно оприходовать, если нет – имеются варианты:
- когда бензина в баке совсем мало, его не учитывают, и бухгалтер отмечает поступление и списание бензина с момента первой заправки;
- если бак почти полностью заполнен, необходимо узнать объем топлива и оформить безвозмездное получение (это будут облагаемые налогом доходы, стоимость ГСМ проводится по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 98, при списании делают проводки по ДЕБЕТУ счета 20 (26, 44) и КРЕДИТУ 10, а также по ДЕБЕТУ 98 КРЕДИТУ 91) либо выявить излишки (они включаются в доходы и проводятся по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 91, в налоговом учете формируются доходы).
Аналитический и оперативный учет хранения ГСМ
На каждом предприятии ведется учет топлива (натурой и в талонах) по предприятию в целом, по каждому автомобилю и по каждому водителю, а также смазочных материалов, специальных жидкостей, фильтрующих материалов по предприятию в целом.
Учет ГСМ в местах хранения осуществляется материально — ответственными лицами на карточках учета материалов (типовая форма N М-17) или в книгах, содержащих реквизиты, указываемые в карточках учета (например, книга учета топлива, смазочных материалов и талонов форма — Приложение N 4 к Инструкции по ГСМ, форма N 3 Инструкции по автотранспорту).
В карточки на основании оформленных в установленном порядке первичных документов заносятся данные по приходу и отпуску ГСМ, талонов на ГСМ (в литрах) и выводятся количественные остатки после каждой записи или после записи последней операции дня.
Складской, а также бухгалтерский учет ГСМ в натуральном выражении на складах, в кладовых ведется в единицах массы.
ГСМ, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, на производственных участках и т.п.), учитываются в тех единицах, по которым они отпущены. При этом, если в другие места хранения ГСМ отпускаются в литрах (бензин, дизельное топливо), то с лицевого счета склада ГСМ списываются исходя из оценки за килограмм, а на лицевые счета материально — ответственных лиц или водителей приходуются в литрах с соответствующей оценкой их стоимости.
Данные ведомостей и лимитно — заборных карт об отпуске нефтепродуктов (в том числе талонами) отражаются в карточках М-17 по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения. При этом пересчет количества ГСМ, отпущенных со склада, из литров в килограммы производится исходя из средней плотности соответствующего вида ГСМ за отчетный месяц по складу.
На основании документов, по которым на предприятии производились прием и выдача топлива и смазочных материалов: счетов — накладных, приходных ордеров, актов о приемке, требований — накладных, ведомостей учета выдачи топлива и смазочных материалов, ведомостей учета возврата талонов и других документов, материально — ответственным лицом составляется отчет о движении ГСМ (на автотранспортных предприятиях — сменный (суточный) отчет о движении топлива и смазочных материалов) (формы — Приложение N 5 к Инструкции по ГСМ, форма N 4 Инструкции по автотранспорту).
Отчеты вместе с документами по приходу и расходу по окончании рабочего дня (дежурства) передаются в бухгалтерию и служат основанием для последующего отражения движения топлива и смазочных материалов и расчетов с поставщиками.
После обработки путевых листов на основании записей в них и после сверки их с ведомостями учета выдачи и возврата топлива (талонов) заполняется месячная карточка учета расхода топлива, ведущаяся на каждый автомобиль по форме Приложения N 6 к Инструкции по ГСМ, форме N 5 Инструкции по автотранспорту.
Отдельные вопросы налогообложения
В соответствии с п.19 Инструкции о порядке исчисления НДС при приобретении ГСМ за наличный расчет на автозаправочных станциях НДС для отнесения в дебет счетов 19 выделяется расчетным путем (при ставке НДС в 20% расчетная ставка составляла 13,79%).
Подтверждением этого должны послужить кассовый чек АЗС либо документы, приложенные к чеку (товарный чек, накладная и т.п.), если в чеке нет аббревиатуры «АЗС».
НДС по ГСМ, приобретенным у других продавцов (организаций), не выделенному в расчетных или первичных документах, выделение НДС расчетным путем не производится.
В соответствии с п.2.1.8 Инструкции по определению розничного товарооборота и товарных запасов юридическими лицами, осуществляющими розничную торговлю и общественное питание, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 апреля 1996 г. N 25, продажа автозаправочными станциями ГСМ по талонам приравнивается к продаже за наличный расчет.
В связи с этим при закупке ГСМ по талонам выделение налога на добавленную стоимость производится таким же порядком, как и при покупке за наличный расчет на АЗС.
Предприятия, реализующие горюче — смазочные материалы (как в порядке торговли, так и ненужных), являются плательщиками налога на реализацию ГСМ (Инструкция Госналогслужбы России от 15 мая 1995 г. N 30 «О порядке исчисления и уплаты налогов, поступающих в дорожные фонды» (с учетом последующих изменений и дополнений)).
При этом, так как в настоящей статье речь идет о предприятиях — не изготовителях или продавцах ГСМ, налогооблагаемой базой для них является сумма разницы между выручкой от реализации горюче — смазочных материалов исходя из фактических цен реализации, но не ниже фактической себестоимости (без НДС) и стоимостью их приобретения (без НДС).
Предприятия, осуществляющие обмен ГСМ на какой-либо товар (выполненные работы, оказанные услуги), уплачивают налог от суммы разницы между стоимостью этих товаров (работ, услуг), но не ниже рыночных цен обмениваемых ГСМ, сложившихся на момент совершения сделки (без НДС), и стоимостью их приобретения (без НДС).
Ставка налога — 25%.
Исчисление налога оформляется проводкой:
дебет счета 48 кредит счета 67 «Расчеты по внебюджетным платежам».
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
| 1 | Общие положения | Указываются назначение документа и цели его разработки |
| 2 | Принадлежность транспортных средств | Определяется порядок приобретения автомобилей |
| 3 | Страхование | Определяется порядок страхования автомобилей |
| 4 | Условия предоставления автомобилей работникам | Указываются категории работников, которым компания предоставляет в пользование автомобиль, марки автомобилей для указанных категорий работников |
| 5 | Эксплуатация автомобилей | Указывается порядок предоставления технического обслуживания |
| 6 | Дорожно-транспортные происшествия | Указываются требования к работникам в случае ДТП или повреждения автомобиля |
| 7 | Порядок осуществления расходов | Указывается перечень расходов, компенсируемых компанией, а также расходы, которые компания не компенсирует |
| 8 | Отчетность | Указываются формы отчетности, которые представляются в финансовый отдел в связи с использованием служебного автомобиля |
| 9 | Замена автомобиля | Определяется порядок замены служебных автомобилей |
Правила пользования служебным автомобилем утверждаются руководителем компании. Работник знакомится с Правилами под личную подпись.
Пример.
Утверждение комиссией
Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.
В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.
Что такое путевой лист
Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.
Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.
Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.
О том, как корректировался путевой лист, мы писали у нас на сайте:
Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.
На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены здесь.
О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс.
Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».
Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.
Правила учета ГСМ — нормативы
Компании имеют право на утверждение собственного лимита расходования топлива:
- заимствуют сведения о расходовании ГСМ из технической документации на машину;
- собирают комиссию и производят замеры.
Замеры расхода бензина производятся по следующей схеме (отдельно для порожнего и груженого ТС, для летних и зимних поездок, для простоя с включенным двигателем и т.д.):
- В пустой бак заливается бензин, фиксируется его объем.
- Автомобиль ездит до момента полного опорожнения бензобака.
- По спидометру определяется, сколько километров авто проехало до опустошения бака.
- Определяется, сколько топлива требуется для проезда 1 километра (число литров делится на количество километров).
- Составляется акт комиссии с подписями всех ее членов.
Ответы на распространенные вопросы про правила учета ГСМ
Вопрос №1: Как произвести списание бензина по факту его расходования, если невозможно понять, сколько горючего осталось в баке заправленного автомобиля?
Ответ: Как правило, для этих целей фактический расход топлива определяется как количество километров по спидометру, умноженное на принятый в компании норматив.
Вопрос №2: Компания применяет нормативы расхода топлива, установленные Министерством транспорта для целей налогового учета. Можно ли применять аналогичные нормативы в бухгалтерском учете?
Ответ: Да. Одно и то же значение лимита (по нормам Минтранса или самостоятельно разработанным нормам) может быть использовано при расчете израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.
Приказ на выдачу топливных карт образец
Журнал учета топливных карт Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт.* Типовой формы данного документа нет, поэтому учреждение вправе разработать ее самостоятельно. Главное, чтобы самостоятельно разработанный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется.
- Заключить с каждым из сотрудников трудовой договор, в котором прописаны моменты использования топливных карт. Если договоры были заключены ранее, то можно сделать приложения к ним.
- Составить акт приема-передачи топливной карты для каждого из сотрудников.
- Ввести систему учета ГСМ в виде составления путевых листов на каждую поездку.
- В бухгалтерском учете – приходовать расход топлива согласно выдаваемой по каждой топливной карте товарной накладной.
- Производить списание ГСМ, основываясь на подписанных путевых листах.
Заправляемся по топливным картам
В случае несоответствия отчета держателя топливной карты и акта, представленного поставщиком, составляется акт сверки взаиморасчетов между организациями. И если в результате сверки поставщик должен вернуть денежные средства за недопоставленное топливо, указанный возврат будет производиться на условиях, предусмотренных договором поставки. Наличные денежные средства будут возвращены в порядке, предусмотренном для возврата денежных средств по неиспользованным чекам. Если выявленное отклонение возникло по вине держателя топливной карты, предприятие вправе потребовать от водителя возмещения стоимости ГСМ в сумме выявленного расхождения.
Поставщик топлива ежемесячно представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное топливо, а также отчет (реестр) операций по картам. В последнем документе указываются данные с заправок: количество, марка, стоимость отпущенного бензина, а также дата, время, место заправки и остаток средств на карте.
Если фирма эксплуатирует автобусы в работе, то рассчитывать нормативы придется иначе. Для этого используйте такую формулу:
Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D) + Hот × T,
где:
- Qн — стандарт затрат ГСМ, исчисленный в литрах;
- Hs — транспортная НТ расхода, определенная на пробег автобуса в 100 км, исчисленная с учетом нормируемой по классу и назначению автобуса загрузки пассажиров;
- S — фактический пробег автобуса, определенный в км по путевому листу;
- Hот — норматив затраты ГСМ при эксплуатации штатных независимых отопителей, рассчитывается в л/ч;
- T — фактическое время работы автобуса с включенным отопителем, ч;
- D — поправочный коэффициент, определенный к норме, %.
Фактический пробег автобуса подтверждается путевым листом.
Законодательное обоснование
Размер зимних надбавок определяется в зависимости от региона. При их установлении учитываются значения температур воздуха, средняя длительность зимы. Обычно размер надбавок утверждается местными властями. Но если региональное распоряжение отсутствует, то приказ издает руководитель фирмы.
Нормы расхода ГСМ устанавливает Минтранс. Но фирма не обязана их использовать, так как в НК нет требования о нормировании трат на топливо (письмо Минфина №03-03-06/1/2875 от 27 января 2014 года). Если организация решит учитывать фактические расходы, ей придется установить способ контроля над обоснованностью трат на списание материалов. Для этого нужно оформить распоряжение со ссылкой на приказ Минтранса, указать марку ТС и определить лимиты.
При самостоятельной разработке норм нужно опираться на следующие значения:
- Время года.
- Размер пробега авто.
- Срок эксплуатации ТС.
- Качество дорожного покрытия.
- Средняя скорость движения.
- Загруженность авто.
Предельный размер надбавок устанавливает Минтранс. К примеру, для Москвы он составляет 10%.
Что говорит налоговое законодательство
Базовая норма расхода топлива, установленная Минтрансом, не является обязательной. Налоговый кодекс не содержит требований о необходимости нормирования расходования ГСМ. Расходы на топливо для автотранспорта организация вправе списать в размере фактических затрат. Это правило действует и для ОСНО при расчете налога на прибыль, и для УСН.
Этой позиции на сегодняшний день придерживается и Минфин (письмо от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Контролирующие органы указывают, что затраты на ГСМ должны быть экономически оправданны и документально подтверждены, а каких-либо требований об их нормировании в НК РФ не установлено. Но налогоплательщик вправе установить объемы списания, опираясь на приказ Минтранса о нормах расхода топлива ГСМ на 2021 год (точнее, на методические рекомендации Минтранса, утвержденные распоряжением от 14.03.2008).
Достаточно длительное время контролирующие органы придерживались противоположной точки зрения. Еще в 2010 году в письме от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57 Минфин указывал на обязанность налогоплательщика применять нормативы расходования топлива, установленные Минтрансом. Но затем под влиянием судебной практики точка зрения Минфином была изменена. И теперь для применения иных нормативов списания налогоплательщику необходимо документально обосновать правомерность списания ГСМ в том объеме, в котором они были фактически израсходованы.