ФНС объяснила, как платить НДФЛ и сдавать расчеты 6-НДФЛ в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ФНС объяснила, как платить НДФЛ и сдавать расчеты 6-НДФЛ в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По общему правилу в расчете 6-НДФЛ информацию об отпускных нужно отразить в том периоде, в котором они выплачены. Исключение — если вы выплатили отпускные в последний месяц квартала и его последний день приходится на выходной (нерабочий) день. Тогда срок перечисления НДФЛ по отпускным наступит в следующем периоде. Датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты. Поэтому в расчете отразите только выплаченные отпускные, а отпускные, которые начислены, но не выплачены, указывать не нужно.
Такие отпускные нужно включить в разд. 2 в периоде их выплаты, а в разд. 1 расчета 6-НДФЛ уже в следующем периоде. Например, если отпускные выплачены в декабре и 31 декабря является выходным днем, в разд. 2 их нужно включить за этот год, а в разд. 1 – в I квартале следующего года.
В разд. 1 нужно отразить:
- в поле 020 – удержанный (в том числе с отпускных) налог, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
- в поле 021 – последний день месяца, в котором выплачены отпускные. Если он выпадает на выходной (нерабочий) день, то укажите рабочий день, следующий за ним;
- в поле 022 – общую сумму удержанного (в том числе с отпускных) налога, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.
В разд. 2 нужно:
- в поле 110 включить сумму отпускных в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
- в поле 112 включить сумму отпускных в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам (контрактам) по всем физлицам с начала года;
- в поле 120 отразить общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе в виде отпускных;
- в поле 140 указать НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с отпускных;
- в поле 160 указать общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с отпускных.
При заполнении расчета за налоговый период сведения об отпускных и соответствующем НДФЛ отражаются также в справке о доходах и суммах налога физлица. Как правило, они приводятся в составе обобщенных данных в разд. 2 справки и в Приложении к ней.
Выплаты по ГПД в 6-НДФЛ
Вознаграждения по гражданско-правовым договорам нужно включать в расчет 6-НДФЛ начиная с отчетного периода, в котором они были выплачены физлицу, поскольку днем фактического получения таких доходов является дата их выплаты.
Обратите внимание, что дата подписания акта по выполненным работам, оказанным услугам значения не имеет.
В разд. 1 расчета 6-НДФЛ нужно отразить суммы налога, удержанного с выплат по гражданско-правовым договорам, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода:
- в поле 020 включить в общий показатель налога, удержанного за последние три месяца отчетного периода, сумму НДФЛ, удержанного с вознаграждения по гражданско-правовым договорам;
- в поле 021 указать первый рабочий день, следующий за днем выплаты вознаграждения;
- в поле 022 отразить сумму удержанного НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.
Если вознаграждение выплачивается физлицу по частям, то каждая из них отражается в отдельном блоке полей 021, 022. Это связано с тем, что сроки перечисления НДФЛ с каждой части выплаченного вознаграждения отличаются.
В разд. 2 расчета 6-НДФЛ вознаграждение по гражданско-правовому договору и соответствующий налог нужно отразить нарастающим итогом начиная с отчета за период, в котором была выплата, и до окончания отчетного года следующим образом:
- в поле 100 – указывается ставка, по которой исчисляется налог с вознаграждения по договору (например, 13);
- в поле 110 – общая сумма доходов по всем физлицам с начала года, которые облагаются по такой ставке, включая вознаграждение по гражданско-правовому договору;
- в поле 113 – облагаемая по ставке, отраженной в поле 100, общая сумма доходов по всем физлицам с начала года по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг);
- в поле 120 – общее количество физлиц, которые получили выплаты, отраженные в поле 110;
- в поле 130 – общая сумма налоговых вычетов по НДФЛ, предоставленных по выплатам из поля 110, в том числе вычеты по вознаграждению по гражданско-правовому договору;
- в поле 140 – сумма НДФЛ, исчисленного со всех указанных в поле 110 доходов (с учетом вычетов), включая налог, исчисленный с вознаграждения по гражданско-правовому договору;
- в поле 160 – общая сумма НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с вознаграждения по гражданско-правовому договору.
Если вознаграждение по гражданско-правовому договору выплачено в последний день отчетного периода, срок уплаты НДФЛ с него будет истекать в следующем отчетном периоде. В таком случае вознаграждение нужно отразить в разд. 2 расчета 6-НДФЛ за тот период, в котором оно выплачено, без отражения в разд. 1 этого расчета. В разд. 1 выплата вознаграждения будет отражена в расчете за следующий отчетный период.
НДФЛ при компенсации за неиспользованный отпуск
При увольнении работника часто возникает ситуация, когда у него остались дни неиспользованного отпуска. По общему правилу статьи 127 ТК РФ в этом случае работнику должна быть выплачена денежная компенсация за все неиспользованные отпускные дни. Другой вариант — предоставить отпуск с последующим увольнением, однако это возможно только по письменному заявлению сотрудника.
Можно ли выплачивать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, если работающий не планирует увольняться? Статья 126 Трудового кодекса позволяет заменить отдых деньгами, но только те дни, которые превышают обычную продолжительность в 28 календарных дней. То есть, речь идет не об обычном, а об удлинённом основном или дополнительном отпуске.
Кроме того, есть кадровые категории, которым выдача денежной компенсации без увольнения запрещена законом:
- беременные женщины и несовершеннолетние;
- занятые на работах с вредными и/или опасными условиями труда (только в отношении дополнительного оплачиваемого отпуска).
Денежная компенсация признается доходом физического лица и облагается подоходным налогом. Однако, в отличие от отпускных, НДФЛ с этих доходов уплачивается в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты.
Если в 6-НДФЛ допускают ошибку (указывают данные, не соответствующие действительности), сдают корректирующий отчёт. Нужно ли это делать, если произведен перерасчет отпускных? Возможны два варианта:
- Дата начисления отпускных и пересчет относятся к одному отчетному периоду (кварталу). Тогда корректировка не сдается, потому что фактически форма 6-НДФЛ с недостоверными сведениями не сдавалась.
- Выплата отпускных и перерасчёт произошли в разных отчётных периодах (кварталах). Тогда:
Нужно ли уведомлять ИФНС об исчисленной сумме НДФЛ
При составлении уведомления об исчисленных суммах налогов для последующей подачи в ИФНС нужно указывать исчисленную сумму НДФЛ. Причем, даже тогда, когда представляется 6-НДФЛ. Это важно, поскольку отчетность по данному налогу поступит в налоговую только по завершении квартала. Между тем сотрудники ИФНС должны доподлинно точно знать, что налогоплательщик перечислил на ЕНС деньги именно для НДФЛ.
Напомним: подача такого уведомления (КНД 1110355) – обязанность каждого налогоплательщика. При помощи его ИФНС определяет, куда, какие суммы нужно распределять, как их списывать с ЕНС. Достаточно оформить одно такое уведомление и включить в него суммы всех налогов (в т. ч. по НДФЛ), взносов, сборов, которые требуется заплатить в один общий срок до 28 числа.
Кто и когда должен сдать отчет по 6-НДФЛ
Отчет 6-НДФЛ сдают каждый квартал и по итогам года все фирмы и ИП с работниками — налоговые агенты. В отчете отражают информацию о начисленном и удержанном с зарплаты НДФЛ.
Если зарплата не начислялась — нет обязанности удерживать Налог на доход и сдавать отчет. Отправьте налоговой письмо о том, что не являетесь налоговым агентом, чтобы от вас не ждали отчет и не блокировали расчетный счет за опоздание.
Сроки сдачи 6-НДФЛ за год установлены п. 2 ст. 230 НК РФ. Расчеты за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев сдавайте не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом. Годовой расчет — до 1 марта года, следующего за отчетным.
- За 1 квартал 2021 — до 30 апреля 2021;
- За полугодие 2021 — до 2 августа 2021;
- За 9 месяцев 2021 — до 1 ноября 2021;
- За 2021 год — до 1 марта 2022.
Форму 6-НДФЛ представляют в налоговую инспекцию по месту учета. Это можно сделать в электронном виде через интернет. Бумажный вариант вправе сдавать только налоговые агенты, у которых в течение налогового периода численность лиц, получавших доходы, не превышала 10 человек.
Пример заполнения декларации за 1 квартал
Рассмотрим на примере как заполнить отчет, если отпуск в одном периоде, вознаграждение перечислено вовремя, а срок перевода налога в казну приходится на выходной день.
В организации трудится 8 человек. Заработная плата выплачивается дважды в месяц 27 – аванс в сумме 100 000 руб., остаток заработка перечисляется 15 числа следующего месяца. Одному сотруднику ежемесячно представляется вычет в сумме 4 000 руб.
Аналитика за январь:
- 12.01 – выплачен заработок за декабрь в сумме 109 320;
- 26.01 – перечислен аванс за январь;
- 31.01 – начислен доход за январь, налог – 30 680.
Аналитика за февраль:
- 15.02 – перечислен заработок за январь – 109 320;
- 20.02 – начислены и выплачены отпускные 27 314, налог 3551;
- 27.02 – выплачен аванс за февраль;
- 28.02 – начислен заработок за февраль 216 342 руб., налог – 31 155.
Аналитика за март:
- 15.03 перечислен заработок за февраль 88 738;
- 20.03 – начислены и выданы отпускные 25 476 руб., НДФЛ 3 312;
- 27.03 – перечислен аванс за март;
- 31.03 – начислен заработок за март 227 143, НДФЛ – 32 320.
За 1 квартал начислен доход в сумме 736 275 рублей, Вычеты составили 12 000 рублей, налог – 94 155 рублей. Перечислено вознаграждений на сумму 653 305 рублей.
Заполнение 1 раздела отчета за 1 квартал следующий:
- 20 – 736275;
- 30 – 12000;
- 40 – 94155;
- 60 – 8;
- 70 –95827.
Новые сроки уплаты и ежемесячные уведомления.
Все налоги, включая НДФЛ, будут уплачиваться в единый срок — до 28 числа каждого месяца. Но НДФЛ будут еще две платежные даты:
- последний рабочий день года — для налога, удержанного с 23 по 31 декабря;
- 28 января — для налога, удержанного с 1 по 22 января.
Те, кто будет платить НДФЛ на единый налоговый счет, должны будут подавать в налоговую уведомления об исчисленном налоге:
- каждый месяц не позднее 25 числа — о налоге, удержанном с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего;
- не позднее 25 января — о налоге, удержанном с 1 по 22 января;
- не позднее последнего рабочего дня в году — о налоге, удержанном с 23 по 31 декабря.
Какие сроки по уплаченному НДФЛ показать в расчете?
Рассмотрим на примере нескольких возможных вариантов начисления отпуска, как отразить отпускные в 6-НДФЛ.
|
Отпуск начислен |
Отпускные выплачены |
В расчете за какой период будет отражаться выплаченная сумма |
НДФЛ удержан (стр. 110 6-НДФЛ) |
Крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет (стр. 120 6-НФДЛ) |
|
04.02.2020 |
07.02.2020 |
1-й квартал |
07.02.2020 |
02.03.2020* |
|
20.03.2020 |
26.03.2020 |
полугодие |
26.03.2020 |
31.03.2020 |
|
29.06.2020 |
02.07.2020 |
9 месяцев |
02.07.2020 |
31.07.2020 |
Корректируем отчет при сокращенном отпуске
Выход работника из отпуска раньше положенного срока, как правило, связан либо с его болезнью во время отдыха, либо с отзывом по производственной необходимости.
В обоих случаях суммы излишне выплаченных сумм и удержанного НДФЛ могут быть засчитаны в счет иных доходов за отчетный период. В расчете 6-НДФЛ способ корректировки будет зависеть от того, в каком периоде произошло прерывание отпуска.
Если отдых работника начался и прервался в одном и том же отчетном периоде, то сумма излишне выплаченного дохода засчитывается как заработная плата, а сумма отпускных отражается уже с учетом корректировки. А вот в случае, когда пересчет затронул предыдущий квартал, необходимо действовать аналогично ситуации с корректировкой при уменьшении суммы начисленного дохода.
Сотрудник получил отпускные и ушел отдыхать. Через неделю компания вызвала работника из отпуска и пересчитала отпускные. Он вернул лишние отпускные за вычетом НДФЛ.
В 6-НДФЛ компания показывает доходы, которые получил сотрудник. Работник использовал только часть отпуска. В остальные дни он трудился, и компания начисляла за этот период зарплату.
В строку 020 раздела 1 заполните только отпускные за использованные дни отдыха. Суммы, которые вернул сотрудник, в расчете не показывайте. В строках 040 и 070 запишите начисленный и удержанный налог с этой части. Аналогично заполните доход и налог в строках 130 и 140 раздела 2.
Работник вернул отпускные за вычетом НДФЛ. Налог с этой части сотруднику не возвращайте. Если при выплате отпускных компания заплатила НДФЛ со всей суммы, она вправе уменьшить на переплату будущие платежи в бюджет.
На примере
Сотрудник с 10 мая ушел в отпуск на 14 дней. Компания 6 мая выдала отпускные — 32 000 руб., удержала и перечислила НДФЛ — 4160 руб. (32 000 руб. × 13%). Через неделю компания отозвала сотрудника из отпуска. В итоге он использовал только половину дней отдыха — 7 дн. Доход в виде отпускных составил 16 000 руб. (32 000 руб.. 14 дн. × 7 дн.). НДФЛ — 2080 руб. (16 000 руб. × 13%). Сотрудник вернул половину отпускных, но за вычетом НДФЛ — 13 920 руб. (16 000 — 2080). Эту сумму компания не отражала в расчете 6-НДФЛ. На переплату — 2 080 руб. компания уменьшила будущие платежи по НДФЛ. Раздел 2 компания заполнила, как в образце 35.
У директора и главбуха есть по четыре дополнительных дня отпуска. Иногда сотрудники берут вместо дополнительных дней компенсацию.
Сотрудники вправе получить денежную компенсацию взамен дополнительных дней отпуска (ст. 126 ТК РФ). Дата получения дохода по такой выплате — день, когда компания выдала деньги. В этот же день удержите НДФЛ. То есть в строках 100 и 110 компания запишет дату выплаты.
Крайний срок перечисления НДФЛ с отпускных — последний день месяца, в котором они выданы. Но компенсация дополнительных дней отпуска — это не отпускные. Крайний срок, когда можно перечислить налог с такой выплаты, — следующий рабочий день.
На примере
Директор имеет право на 4 дополнительных дня отпуска. Сотрудник написал заявление на замену дней отдыха денежной компенсацией. Компания выдала деньги 12 мая — 17 000 руб., в этот же день удержала НДФЛ — 2 210 руб. (17 000 руб. × 13%). Крайний срок перечисления налога — 13 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 39.
Здесь можно обратить внимание на несколько нюансов.
ИНН и КПП, которые нужно указать на титуле, зависят от того, кто формирует расчет и куда его нужно сдавать. Проставьте:
- ИНН и КПП организации – если отчитывается головное юрлицо или компания без филиалов;
- ИНН организации и КПП ее обособленного подразделения – если отчет сдаёте по подразделению;
- ИНН организации и КПП по месту учета ответственного лица – если организация выбрала ответственное лицо для сдачи отчетности по нескольким подразделениям;
- ИНН – индивидуального предпринимателя, нотариуса, адвоката. В поле “КПП” все они ставят прочерк.
Брать ИНН и КПП нужно из документов о постановке на учет в ФНС.
Порядок заполнения поля “Номер корректировки” не изменился. В первичном расчете 6-НДФЛ нужно указать “0–“, в уточненном – номер корректировки “1–“, “2–” и т. д.
В поле “Отчетный период (код)” аналогично прежним вариантам отчетов проставляют тот, за который подаёте расчет:
- 21 – за 1 квартал;
- 31 – за полугодие;
- 33 – за 9 месяцев;
- 34 – за год.
В этом разделе 6-НДФЛ теперь отражают движения налога за последний квартал. Напомним, что ранее такая информация попадала в раздел 2 старой формы.
Еще новшество: теперь в 6-НДФЛ указывают не только удержанный НДФЛ, подлежащий уплате в последнем квартале, но и операции по возврату налога физлицам в этом же квартале.
Если НДФЛ платили по разным ставкам, то для каждой нужно заполнить свой раздел 1 расчета.
Отпускные в расчете по форме 6-НДФЛ
В этом разделе нужно сгруппировать доходы за последние три месяца по датам получения. По каждой группе нужно отметить даты удержания налога и перечисления его в бюджет.
Так, в строке 020 указывается обобщенная сумма удержанного налога по всем работникам за последние три месяца, в строке 021 — дата, не позднее которой налог надо перечислить в бюджет, в строке 022 — обобщенная сумма удержанного налога к уплате. Строки 030-032 предусмотрены для сумм НДФЛ, которые вернули работникам.
Сумма в поле 020 должна быть равна сумме полей 022, которых должно быть столько же, сколько полей 021. Аналогичные правила предусмотрены для строк 030-032.
С 2021 года дату получения доходов физическим лицом, дату удержания налога и сумму фактически полученного дохода указывать не нужно.
Справка-приложение — это аналог 2-НДФЛ. Ее надо заполнять только при составлении расчета за полный год. Первый раз это надо будет сделать уже в марте 2022 года. В справке отразите информацию о доходах физлиц в прошлом году, о суммах НДФЛ начисленного, удержанного и уплаченного в бюджет, а также о неудержанных налогах.
Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ организации и ИП должны представить, если в первичном отчете обнаружены ошибки или указана недостоверная информация.
Признак уточненного расчета пишется на титульном листе в поле «номер корректировки» (001, 002, 003 и т п.). Уточненку можно сдавать без приложений со справкой. Но если изменения нужно внести в сведения из справок, придется сдавать весь расчет.
Дарья Черепанова
С зарплаты сотрудников вы удерживаете налог на доходы физических лиц или НДФЛ — 13%, перечисляете его государству, а оставшиеся деньги выдаёте работнику. Вот как это происходит в жизни.
Вы наняли работника и договорились, что будете выдавать ему «на руки» 20 тысяч рублей в месяц. В трудовом договоре нужно указать зарплату 22 990 рублей. Эта сумма включает 13% НДФЛ, который вы перечислите государству. Каждый месяц вы платите 20 тысяч рублей сотруднику и 2 990 рублей — налоговой.
За удержанный и перечисленный НДФЛ нужно отчитаться. Для этого придумали два отчёта: 6-НДФЛ, который сдают каждый квартал, и 2-НДФЛ, который налоговая ждёт только раз в год.
Кроме зарплаты сотрудников НДФЛ нужно платить и с других доходов, которые физлица получают от вас:
- вознаграждения по гражданско-правовым договорам,
- дивиденды,
- беспроцентные займы,
- подарки, общая стоимость которых превышает 4 000 рублей в течение года.
Если физик получил от вас доход хотя бы один раз в течение года, вам нужно сдавать 6-НДФЛ.
Компания выдает отпускные с опозданием
Компания перечислила сотруднику отпускные уже после того, как он ушел в отпуск.
Компания обязана перечислить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если компания выдала деньги с опозданием, то дата получения дохода не меняется. Это будет день фактической выдачи отпускных. Поэтому не имеет значения, заплатила компания отпускные с опозданием или нет.
В строках 100 и 110 в любом случае отражайте день выдачи. В строке 120 запишите крайний срок перечисления НДФЛ. Для отпускных это последний день месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ).
За задержку отпускных работодатель должен заплатить сотруднику компенсацию — не менее 1/300 ставки ЦБ РФ. Компенсация за задержку зарплаты или отпускных не облагается НДФЛ (п. 2 ст. 217 НК РФ, письмо ФНС России от 04.06.13 № ЕД-4-3/10209). Поэтому такую выплату в расчете не отражайте.
На примере
Сотрудник ушел в отпуск с 4 апреля. Крайний срок перечисления отпускных — 1 апреля (письмо Роструда от 30.07.14 № 1693-6-1). Но отпускные компания перечислила только 7 апреля — 28 000 руб. В этот день она удержала НДФЛ — 3 640 руб. (18 000 руб. × 13%). В строках 100 и 110 раздела 2 компания записала 07.04.2016. Крайний срок перечисления НДФЛ приходится на 30 апреля. Это выходной, поэтому в строке 120 компания записала ближайший рабочий день — 04.05.2016.
Вместе с отпускными компания перечислила компенсацию за просрочку — 71,87 руб. (28 000 руб. × 1/300 × 11% × 7 дн.). Эта сумма не облагается НДФЛ. Компенсацию за просрочку компания не отражала в расчете 6-НДФЛ. Раздел 2 компания заполнила, как в образце 34.