Как написать письмо уведомление
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать письмо уведомление». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чаще всего уведомления составляются в силу прямого указания закона. Уведомление о работе иностранного гражданина – не направили, будет штраф. Уведомление об изменении условий трудового договора – не составили, грозит проверка трудовой инспекции. Уведомление в Роспотребнадзор «забыли» отправить – штраф.
В каких случаях составляется уведомление?
Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:
- Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
- Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.
Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:
- Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
- Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
- Требуется зафиксировать отказ сотрудника.
Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.
Как направлять / вручать уведомление
Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.
В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2-5).
Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее 2 свидетелей.
Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.
Как написать уведомление о расторжении договора?
- «Тело» уведомления, или другими словами – его основной текст, как вы, наверное, уже догадались, в каждом конкретном случае будет существенно отличаться.
- Написав о задолженности, при обращении к должнику, либо не слишком дисциплинированному адресату следует обезопасить себя и составить уведомление о расторжении договора в двух экземплярах, получив на одном из них пометку о получении (желательно, лично в руки руководителю или в соответствующий отдел). Еще один вариант – послать его заказным письмом с уведомлением через почтовый сервис, продублировав в электронном виде.
- Хорошим приложением к уведомлению о задолженности будет акт сверки, а начать его следует с фразы: «Уведомляем Вас, что по состоянию на такое-то число у предприятия такого-то возникла задолженность в сумме…».
- Во втором блоке уведомления вы можете указать сроки, в течение которых адресат может исправить ситуацию «без потерь» (например, без применения штрафных санкций, если это возможно) либо с минимальными затратами. Кроме того, неплохо указать возможные негативные последствия, которые могут наступить для должника в результате игнорирования данных требований.
- И главное, не забудьте в самом начале уведомления сослаться на документ, которым вы руководствуетесь. Например, номером и датой договора, приказа и так далее.
Если разобрать данные советы на конкретном примере, то получим следующий вариант:
Уведомление
о расторжении договора в одностороннем порядке
Адрес получателя: РФ, г. Саратов, ул. Ленина, 44/1
ФИО и должность адресата: коммерческому директору ООО «ЛУЧ-2» Иванову И.И.
ТЕЛ.: (000) 000-00-00, ФАКС: (111) 111-11-11
р/с: 2222222222222222 в Государственном банке России
МФО: 333333, ИНН: 44444444444444444
- Уведомляем Вас, что 5 мая 2018 года между ООО «СВЕТ» и ООО «ЛУЧ-2» был заключен договор о выполнении строительных работ по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 (далее – Договор).
- Согласно с п. 10 Договора наше предприятие имеет право в одностороннем порядке расторгнуть Договор, если Ваша организация нарушает п. 15 Договора.
- Согласно с п. 5 Договора Ваша организация обязалась выполнить строительные работы по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 до 25 июня 2018 года, однако своих обязательств не выполнила, нарушив условия Договора.
- Данным письмом уведомляем Вас о том, что Договор о выполнении строительных работ по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 от 5 мая 2018 года на основании п. 3 ст. 450 ГК РФ и п. 10 Договора считается расторгнутым с момента получения данного уведомления.
- Требуем до 30 июня 2018 года вернуть денежные средства в сумме 10 тысяч рублей, выданные в качестве аванса на проведение строительных работ.
Как правильно написать уведомление работникам?
- Если вы планируете отправить сотрудника в очередной оплачиваемый отпуск (согласно ст. 122 ТК РФ), то на основании составленного графика отпусков вы должны заранее написать уведомление об этом.
- Статья 123 ТК РФ гласит, что предприятие обязано уведомить сотрудника о предстоящем отпуске за две недели до его начала (если, конечно же, данный отпуск предоставляется согласно с графиком, а не переносится по письменному заявлению самого сотрудника). Невыполнение данной законодательной нормы карается штрафом, размер которого указан в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
- Сам бланк уведомления о начале очередного оплачиваемого отпуска каждое предприятие разрабатываем самостоятельно, однако основные позиции в нем обязательно должны присутствовать: реквизиты предприятия; дата, номер и название данного документа; ФИО и должность сотрудника, отправляемого в отпуск; количество дней, которые человек пробудет в отпуске; даты начала и конца отдыха; подписи руководителя предприятия и сотрудника, собирающегося в отпуск.
Что такое письмо-уведомление и в каких случаях оформляется
Назначение документа — уведомление о предстоящем (произошедшем) событии, затрагивающего интересы и адресата, и отправителя. Оформление осуществляется по общепринятым нормам деловой переписки.
Письма-извещения (уведомления) составляются при возникновении изменений в компании: тарифов, договорных цен, условий отгрузки товара, банковских реквизитов. Зачастую письма используются при массовой рассылке.
В зависимости от получателя уведомления различаются на:
- Внешние — к ним относятся государственные органы, лица, не трудоустроенные в организации, контрагенты. При оформлении используется общий бланк, где могут присутствовать таблицы. На уведомлении обязательно проставляется подпись уполномоченного лица, иногда документ направляется вместе с сопроводительным письмом.
- Внутренние — получателем являются сотрудники предприятия, в бланке обозначаются название документа.
Для внешних пользователей при оформлении уведомления предъявляются более высокие требования, при внутреннем использовании количество обязательных сведений сокращается (нет необходимости обозначать наименование учреждения и исходящий номер).
В каких случаях пишется уведомление?
Уведомление составляют в соответствии с определенным законом. Не составлено, направлено во время уведомление о внесении изменений в трудовой договор – грозит штрафом от трудовой инспекции предприятию при проверке. Не уведомили иностранца об условиях работы – штраф гарантирован. Не отправили во время уведомление в соответствующую инстанцию о проверке – штраф.
В законе об уведомлении прописана юридическая сила, каким правовым актом предусматривается его форма, какая ответственность грозит за несоблюдение требований, сроков подачи.
Как правильно составить уведомление – информация, которая будет полезной не только работодателям, ИП, кадровым работникам предприятий, организаций, сотрудников на госслужбе, но и обычным гражданам/физическим лицам.
Особенно, это важно при обращении граждан в судебные инстанции, например, при нарушении их прав. Правильно оформленный документ, может оказаться решающим пунктом для вынесения приговора в суде, его обжалования.
Судебные уведомления – информативное письмо с заседания суда (о принятии решения по заявлению, иску, жалобы). Они обязательны к отправлению получателю по ст.364 Гражданского кодекса РФ. Не выполнение требований кодекса, может служить причиной отмены вынесенного судебного решения.
Содержат приложения: копию решения суда, исковых заявлений, т.п.
Обычно отправляются почтой, факсом, телеграммой.
Если гражданин, которому необходимо вручить судебное уведомление, зарегистрирован по одному адресу, а проживает по-другому, то оно может прийти на место его работы. Суд может сам запросить, отыскать место жительства получателя.
Должно выдаваться под личную подпись, по предоставлению документа, удостоверяющего личность. Обычно почтальоны, отдают подобные письма под роспись родственников, сожителей, друзей. Подобное действие можно использовать в качестве доказательного факта о вручении.
Данный вид уведомления хранится 1 неделю, по истечению срока оно отправляется отправителю.
Составление уведомления – не такой сложный процесс, как казалось. Это стандартный документ, правильное формирование которого, поможет в будущем избежать неприятностей, помочь в судебном разбирательстве, предстать в качестве доказательного элемента. На практике подобные бумаги встречаются часто. Перед их составлением нужно тщательно продумать его основную часть, остальное не вызовет никаких затруднений.
Правильно оформленный документ – в нашем современном мире, грозное доказательное оружие. Слова играют меньшую роль, чем подписанная, составленная по всем правилам, законам страны «бумажка».
Поэтому каждый гражданин должен стараться как можно больше изучать законы государства, в котором он проживает, так как «незнание закона не освобождает от ответственности».
Риски ухода с работы без предупреждения:
Нет никаких федеральных или государственных правил, требующих от вас уведомления за две недели до ухода с работы. Однако некоторые организации включают период уведомления в свои трудовые договоры. Если вы не уведомите об этом, вы можете потерять неиспользованные дни отпуска и другие деловые льготы. Прежде чем уйти в отставку, всегда читайте свой трудовой договор.
Непредоставление уведомления также может оказать негативное влияние на фирму, которая может потребоваться вам в качестве рекомендации или для будущего трудоустройства. При поиске новой работы нельзя недооценивать значение положительного отзыва от предыдущего работодателя. Хотя у вас может быть работа, созданная на данный момент, вы должны постоянно планировать будущее.
Как правильно написать уведомление? Образец данной бумаги будет представлен несколько позже. Для начала граждане должны знать о том, что существует несколько типов писем. Они различаются по целям. И среди них можно отыскать уведомления. Чем они отличаются от иных бумаг, которые присылаются населению?
Среди современной документации выделяют:
- Извещения. Их цель — сообщить о проведении/происхождении чего-либо. Обычно рассылка производится массово.
- Сообщения. Как правило, служат в качестве информирования отправителем о фактах, пригодных для получателя и того, кто отправил документ. Обычно указывают на чью-то инициативу или служат в качестве ответа.
- Уведомления. В подобной документации пишутся сведения, которые представляют важность для адресата. Соответственно, можно получить подобное письмо и на одном листе, и на нескольких с разнообразными приложениями и дополнениями.
Теперь понятно, что, в принципе, собой представляют уведомления. Но как их писать? Что должен знать каждый отправитель о данном процессе, независимо от того, по какой причине отправляется документ?
В каких случаях составляется уведомление?
Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:
- Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
- Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.
Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:
- Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
- Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
- Требуется зафиксировать отказ сотрудника.
Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.
Нормативная база работы почты
Это, прежде всего, Гражданский кодекс РФ, Федеральные Законы: «О почтовой связи» и «О защите прав потребителей», а также собственная нормативная база Почты России.
При возникновении спорных ситуаций и видимых нарушений со стороны сотрудников почтовой службы надо помнить, что внутренняя нормативная база не должна противоречить требованиям ГК РФ и федеральных законов. И, соответственно, отсылка к нормам, прописанным во внутренних правилах, нарушающих права граждан и требования законодательства, неправомерна.
Полезно также знать и правила хранения на почте и получения и , но это уже другой разговор.
Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов необходимо для предотвращения перечисления средств на неверный счет. При этом ответственность за некорректность данных для оплаты будет нести продавец, а не покупатель, так как он выполнил свои обязательства (перевел средства по указанным реквизитам). Из-за этого возникает обязательство о скорейшем оповещении всех заказчиков и покупателей об изменении в реквизитах.
Под реквизитами подразумеваются:
- ИНН и КПП
- место нахождения
- наименование
- ОГРН
- почтовый адрес
- сведения о руководителе
Составление письма должно производиться в соответствии с общими правилами. В основную часть текста должна быть включена следующая информация:
- причина изменения реквизитов
- день закрытия счета
- день открытия счета
- дата начала принятия переводов на новый счет
- данные нового счета
В каких случаях составляется уведомление?
Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:
- Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
- Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.
Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:
- Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
- Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
- Требуется зафиксировать отказ сотрудника.
Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.
Особенности составления
Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:
- Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
- Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.
Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.