Как правильно пользоваться корпоративными картами?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно пользоваться корпоративными картами?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды

Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:

1. Выдача наличных из кассы организации под отчет;
2. Чековая книжка — деньги выдаются с расчетного счета компании в кассе банка;
3. Корпоративная банковская карта.

Что нельзя оплачивать корпоративной картой

Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:

• покупка товаров в личных целях;
• оплата заработной платы;
• оплата социальных платежей;
• погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.

Как пополнить корпоративную карту

Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.

Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– сумма оплаты;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.

После трат за границей расходы придётся подтвердить дополнительно инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов. Бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Как отчитываться по корпоративной карте

Ничто не мешает использовать карту и для оплаты интернет-покупок и услуг. Однако, по правилам нужно получать у продавца акт об оказании услуг или товарную накладную, кассовый и товарные чеки.

Учет операций по корпоративным картам должен включать подготовку следующих отчетных документов, которые содержат:

• наименование, номер и дату выдачи;
• название организации или ИП, ИНН;
• перечень товаров и услуг и их количество;
• сумму к оплате;
• должность, фамилия, инициалы сотрудника компании-продавца, личная подпись и печать (если она есть).

Важный момент: если этот перечень данных целиком представлен в кассовом чеке, то запрашивать еще и товарный чек уже не обязательно.

Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт

 Закрытое акционерное общество "Сладости Востока" ------------------------------------------------------------------------- Журнал приема и выдачи корпоративных банковских картДата начала ведения журнала: 9 января 2014 г.Дата окончания ведения журнала:

N п/п

Ф.И.О.

Основания выдачи карты

Должность

N банковской корпоративной карты

Лимит

Овердрафт

Дата выдачи

Цель выдачи

Срок

Карту получил (подпись подотчетного лица)

Карту выдал (подпись бухгалтера)

Дата возврата

Карту получил (подпись бухгалтера)

10

11

12

13

14

Ватрушкин П.А.

Заявление от 21.03.2014, приказ от 21.03.2014 N 23-к

Аудитор

4 561 231 500 326 000

100 000 руб.

21.03.2014

Командировочные расходы

14 календ. дн.

Ватрушкин

Булочкина

04.04.2014

Булочкина

Безменов С.О.

Заявление от 20.03.2014

Главный инженер

4 562 325 100 031 250

150 000 руб.

25.03.2014

Хозяйственные расходы

3 раб. дн.

Безменов

Булочкина

27.03.2014

Булочкина

Королев А.А.

Заявление от 26.03.2014, приказ от 27.03.2014 N 45

Начальник департамента снабжения

4 589 300 100 096 750

150 000 руб.

28.02.2014

Хозяйственные расходы

До 31.12.2014

Королев

Булочкина

Грачева Н.С.

Заявление от 31.03.2014

Менеджер

4 875 000 225 462 540

50 000 руб.

01.04.2014

Хозяйственные расходы

5 раб. дн.

Грачева

Булочкина

07.04.2014

Булочкина

Смирнов Т.Л.

Заявление от 31.03.2014, приказ от 01.04.2014 N 45

Коммерческий директор

4 235 850 020 011 250

150 000 руб.

150 000 руб.

02.04.2014

Представительские и командировочные расходы

Бессрочно

Смирнов

Булочкина

Корпоративная карта — достаточно удобный инструмент, упрощающий расчеты и операции с наличными. Но при его использовании необходимо быть внимательным. Неправильное или несвоевременное подтверждение целевого использования денег может привести к санкциям вплоть до блокировки счета. Поэтому всегда сохраняйте документы, которые могут подтвердить цель платежа или снятия денег, и своевременно готовьте авансовые отчеты.

Перед оформлением корпоративной карты изучите ее подробные условия и тарифы в выбранном вами банке. Разные организации могут устанавливать свои ограничения для их использования и отдельные правила проведение расчетов. Учитывайте эти правила, чтобы избежать разногласий при оплате картой и дополнительных претензий со стороны контролирующих органов.

Корпоративная карта выпускается с привязкой к расчетному счету в банке. Ее использование от карты физического лица отличается следующими нюансами:

• Карта выпускается к действующему или отдельному расчетному счету
• Карта может быть дебетовой, кредитной или дебетовой с овердрафтом
• Картой можно оплачивать расходы бизнеса, с помощью нее можно вносить выручку и снимать наличные
• Все операции по карте должны быть подтверждены документально и отражены в авансовом отчете
• Оплачивать личные расходы корпоративной карты свободно имеют право ИП на УСН 6%

За что нельзя расплачиваться бизнес-картой

Производить оплату корпоративной картой нельзя в следующих случаях:

• нельзя покупать товары в собственных целях;
• выплачивать зарплату сотрудникам;
• оплачивать социальные платежи;
• погашать задолженность по ведению расчетного счета.

Все, что вы покупаете, отражается в выписке по счету бизнес-карты, и за каждую оплату вам нужно будет предоставить отчет.

Если вы снимаете наличные, также нужно будет объясниться в письменной форме. А если вы взяли деньги с карты и не израсходовали, необходимо их возвратить бухгалтеру.

Нельзя перечислять зарплату работнику с бизнес-карты, так как потом вы не получите чек, а это будет означать, что средства потратились не на нужды организации.

Корпоративная карта – банковская карта, привязанная к счету юрлица. Предназначена для оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью компании, в том числе накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств. По своей сути корпоративная карта представляет собой аналог денежных средств, выданных под отчет. Может быть как дебетовой, так и кредитной.

Для оформления карточки юрлицу необходимо заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться этими картами. К договору следует приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. А также для открытия карточного расчетного счета необходимо предоставить в банк соответствующие документы.

Возможное количество открываемых карт к счету определяется каждым банком по своему усмотрению.

Плюсы использования корпоративных карт для организации:

— сокращение операционных расходов и времени, связанных с выдачей подотчетных сумм. Компании не надо получать в банке наличные денежные средства на хозяйственные расходы, а также осуществлять их доставку и хранение;

— не надо покупать инвалюту для заграничных командировок или открывать валютный счет, а также не требуется оформления деклараций при пересечении границ. Денежные средства будут списываться с карточного счета компании с автоматической конвертацией в валюту той страны, в которой находится держатель карты;

— управление и контроль за расходами компании. Возможность установления лимитов по картам и подключение СМС-информирования позволяют в режиме реального времени контролировать расход денежных средств уполномоченным сотрудником. Например, организация может в любое время пополнить карту или увеличить лимит по операциям командированного сотрудника. Также банк предоставляет компании детальную выписку по операциям с использованием карт. За счет этого бухгалтерия компании может контролировать целевое расходование средств сотрудниками;

— с помощью карты можно совершать покупки в сети Интернет;

— круглосуточный доступ к денежным средствам на счете организации. Возможность в любое время получать наличные в банкоматах;

— возможность прикрепить все корпоративные карты к одному карточному счету с единым расходным лимитом для всех сотрудников организации или все корпоративные карты разделить на группы со своим расходным лимитом;

— снижение риска потери или кражи наличных денежных средств. При утрате карты клиент может ее заблокировать, сохранив средства;

Также, в зависимости от типа карты и программы банка, корпоративные карты имеют определенные виды скидок и льгот.

Что нельзя оплачивать корпоративной картой

Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.

За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.

Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.

В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.

Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.

Как пользоваться Бизнес картой Сбербанка

При эксплуатации корпоративной карты не нужно забывать о том, что все зачисленные на ней деньги принадлежат компании. Поэтому средства, находящиеся в распоряжении сотрудника фирмы, допускается расходовать строго по назначению и в интересах бизнеса.

Использование корпоративной карты в личных целях запрещено.

Если возникла необходимость в совершении оплаты при помощи корпоративного «пластика», то бухгалтер должен его пополнить со счета организации. При этом обязательно указывается цель расходования средств. В дальнейшем зачисленные деньги можно обналичить (через банкомат/кассу банка), для произведения расчетов за товары/услуги. Также данную транзакцию можно провести по безналу, осуществив перевод средств на счет продавца/подрядчика.

Выполнив задание/поручение работодателя, сотрудник компании должен сдать в бухгалтерию документы, свидетельствующие о расходовании средств (например, счет/квитанция), и чеки из банкомата/кассы. На основе предоставленных бумаг создается авансовый отчет об израсходованных денежных суммах.

Правила пользования бизнес-картой – это инструкция по обращению с корпоративным «пластиком», с которым должен быть ознакомлен каждый уполномоченный сотрудник компании. Работать с данным платежным инструментом может только подготовленный представитель фирмы.

Инструктаж о том как пользоваться корпоративной карточкой должен быть проведен внутри компании.

Процедура блокировки/разблокировки корпоративного «пластика» осуществляется на основании заявки на сдачу данного платежного инструмента (изменение его статуса).

Клиент банка может приостановить действие карты в случае ее:

• потери;
• кражи;
• возврата банку.

Ключевые этапы процесса формирования/отправки заявки на изменение статуса бизнес-карты:

1. Открыть официальный сайт финансово-кредитной организации.
2. Перейти в раздел «Малому бизнесу и ИП» и зайти в Личный кабинет, нажав на пункт «Сбербанк Бизнес Онлайн». Здесь нужно ввести персональные данные для входа в сервис.
3. В разделе «Услуги» нажать на «Корпоративные карты», далее «Управление бизнес-картами», а потом на пункт «Блокировка корпоративных карт». В результате появится информация о заявлениях по данному типу операций.
4. В форме перечня обращений на блокировку нужно создать заявку. Для этого можно сформировать новый документ или сделать копию ранее подаваемого.
5. Подписать готовое к отправке заявление. Для этого нужно нажать по кнопке, на которой изображена ручка.
6. Отправить обращение на блокировку «пластика» в банк. Для этого требуется выбрать нужный документ в списке и «кликнуть» по кнопке «письмо».

В результате выполнения указанных действий заявление на блокировку корпоративной карты будет сформировано и отправлено в банк на обработку. Через несколько дней можно зайти в Личный кабинет, во вкладку «Информация из банка» и узнать статус документа.

Для построения нового обращения потребуется выполнить следующие действия:

1. На странице с перечнем заявлений на перемену статуса бизнес-карты «кликнуть» по кнопке «плюс».
2. В окне «Блокировка корпоративных карт» заполнить поля с белым и серым фоном.
3. В справочнике подразделений выбрать нужное.
4. В поле «Операция» выбрать действие, ведущее к смене статуса «пластика» (заблокировать или разблокировать). Если необходимо заблокировать карту, нужно заполнить поле «Причина» (доступны варианты: «карта потеряна», «карта украдена», «действие карты приостановлено», «карта сдана/уничтожена»).
5. Указать бизнес-карту, которую следует заблокировать/сдать. Для этого «кликнуть» по кнопке вызова их перечня и выделить нужную. В открывшейся форме автоматически заполнится поле «Вид карты».
6. В блок «Комментарий» вписать своими словами причину приостановки действия платежного инструмента.
7. Прежде чем отправить заявление, необходимо проверить его содержимое.

После сохранения документа система произведет проверку правильности введенных данных и наличия ограничений на перемену состояния карточки. Если у «пластика» будет обнаружен статус «Мошенничество» или «Счет закрыт», то его нельзя заблокировать.

Командировочные расходы

Деньги с карты можно расходовать на какие-то командировочные и представительские нужды: покупка билетов, оплата гостиничных номеров, расходы на питание и прочее. Главное, чтобы сотрудник предоставил авансовый отчет. Это документ, который формируется после того, как были произведены расходы по корпоративной карты. У этого отчета есть стандартная форма, которая закреплена законодательстве, либо вы можете использовать свою форму, разработанную внутри вашей организации.

Также командированный должен приложить к авансом учету все подтверждающие документы и предоставляет в бухгалтерию. Такой порядок отчета закреплен нормативными актами. Но на практике лучше поступить иначе. Сотрудник предоставить все документы бухгалтеру, и он. в свою очередь, сам сформирует авансовый отчет. Это позволит избежать дополнительных ошибок в процессе его оформления и сэкономит время.

Кто должен отчитываться за операции по корпоративным картам

Все юридические лица вне зависимости от организационно-правовой формы (ООО, АО, ЗАО, ПАО) в обязательном порядке должны отчитываться за денежные средства, потраченные с корпоративные карты. Также они должны быть готовы уплатить налоги, если сумма не вернется на расчетный счет, либо на нее не будут предоставлены закрывающие документы.

ИП могут свободнее распоряжаться корпоративной картой, поскольку это деньги, находящиеся на его расчетном счету, которые он может тратить на свое усмотрение. Как вы знаете, индивидуальный предприниматель является физическим лицом и может выводить деньги со счета без проблем. Если бизнесмен рассчитался бизнес-картой, ему не нужно отчитываться за эти расходы независимо от системы налогообложения (ОСНО, УСН, ЕНВД, ПСН).

Индивидуальный предприниматель отчитывается только за прибыль. Его траты налоговую практически не интересуют (если, конечно, они не противоречат законодательству РФ). Таким образом, если вы ИП, то можете оплачивать обеды в кафе, переводить деньги друзьям и близким, оплачивать ЖКХ, покупать продукты питания, снимать наличные на собственные нужды. Контроля со стороны налоговой, а также каких-либо претензий, не последует.

Если предприниматель снял деньги с корпоративной карты, в учете можно отразить отразить, как снятие личных средств предпринимателя, которые получены в результате коммерческой деятельности. Здесь нужно обратить внимание на то, что если у вас система налогообложения, например, УСН и объект «доходы минус расходы», либо ОСНО, то денежные средства, которые не подтверждены документами, не уменьшат вашу налогооблагаемую базу. То есть они не попадут в расходную часть и, соответственно,не уменьшат сам налог. Если вы на это готовы, то можете без проблем тратить деньги на личные нужды. может купить продукты и это просто будет.

Обратите внимание, что эта преференция не распространяется на персонал ИП. Если предприниматель выдал деньги сотруднику, то последний должен отчитаться за них и предоставить закрывающие документы.

Кредитные корпоративные карты

Юрлицо вправе оформить как дебетовую, так и кредитную корпоративную карту. Во втором случае предполагается, что банк готов дать в долг предприятию некую сумму. Лимит заемных средств задается индивидуально согласно условиям договора между финансово-кредитным учреждением и юрлицом. Обычно сумму определяют исходя из финансовых возможностей юрлица.

Банки предоставляют кредитки только постоянным партнерам, то есть тем предприятиям, чью хозяйственную деятельность кредитор мог отслеживать на протяжении некоторого времени (6-12 месяцев). Важным условием является наличие у заемщика положительной кредитной истории.

Средства со счета такой карточки нельзя использовать для:

• выдачи заработка;
• расчета с персоналом по пособиям и компенсациям;
• покупок в личных целях пользователя.

Ограничение на объемы доступных сотрудникам средств в пределах, не превышающих определенные банком, предприятие устанавливает самостоятельно.

Кредитки оформляют на имя конкретного сотрудника. Банку предоставляются такие документы пользователя:

• его паспорт;
• доверенность от юрлица;
• заявление на выдачу кредитной бизнес-карты.

Похожие записи:

• Денежные выплаты по оплате ЖКУ
• Спасибо за сына и… до свидания. Алименты можно законно не платить
• 8 вопросов об уточнении границ земельного участка