Порядок документального оформления возврата бракованного товара поставщику
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок документального оформления возврата бракованного товара поставщику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По общему правилу любой приобретённый/проданный товар должен быть надлежащего качества. Это условие в обязательном порядке прописывается в любом соглашении между сторонами, а также закрепляется в законе о защите прав потребителей. Следовательно, нарушение этого правила влечёт за собой определённую юридическую ответственность.
Выявление недостатков всегда происходит коллегиально. В этих целях руководитель организации издаёт соответствующий приказ о назначении специальной комиссии. В неё должно войти как минимум три человека, председатель выделяется отдельно. Кадровый состав определяет директор лично. При проведении процедуры должны также присутствовать представители поставщика и перевозчика.
В комиссию следует назначить сотрудников, обладающих необходимой теоретической подготовкой и практическими навыками. Не всегда для оценки достаточно лишь визуального осмотра. Порой речь идёт о недостатках в различном технически сложном оборудовании. Необходимо учесть, что компания имеет возможность привлечения к процедуре человека со стороны. Приглашённый эксперт, действуя в рамках договора оказания услуг, сможет выдать независимое объективное заключение. Председатель будет нести ответственность за итоговые выводы комиссии, отчитываться по факту проделанной работы перед руководством.
Создание комиссии, задачи
Для подтверждения факта недостатка товара, приказом или распоряжением директора назначается специальная комиссия. Эта же комиссия берет на себя обязанность по грамотному составлению Акта.
В составе комиссии должно быть два и более человек.
Членами комиссии должны быть сотрудники разных подразделений, но при этом они также должны иметь должную квалификацию и профессиональный навык, чтобы могли сделать качественный анализ и вывод по недостатку товара.
Такими специалистами могут быть инженера, технологи и специалисты с других подразделений.
В особых случаях, когда предстоит более тщательный анализ, в соответствии со спецификой товара, допускается привлечение стороннего специалиста-знатока.
Комиссия должна состоять из председателя, который берет на себя все основные функции и ответственность по составлению Акта, и членов.
Документальное оформление
В первую очередь отметим, что в соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
В силу п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Соответственно, формы первичных документов могут быть разработаны хозяйствующим субъектом самостоятельно.
При этом на основании п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов должны содержать обязательные установленные реквизиты.
При этом с 1 января 2013 года упразднена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов (смотрите информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012).
Соответственно, каждая организация может самостоятельно разработать и утвердить в своей учетной политике формы первичных учетных документов, которые она будет использовать, либо применять используемые ранее формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, утвердив их своим приказом.
Возврат бракованного товара осуществляется в соответствии с порядком, установленным договором поставки (смотрите, например, постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.12.2016 N 17АП-17424/16 и Арбитражного суда Уральского округа от 12.10.2015 N Ф09-7183/15 по делу N А60-267/2014).
При отсутствии в договоре условий возврата бракованной продукции следует исходить из положений ГК РФ о купле-продаже (гл. 30 ГК РФ).
В соответствии с п. 2.1.7 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5 (далее — Методические рекомендации), в случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику.
Рекомендации по составлению
Желательно, чтобы акт о некачественном товаре, образец которого приведен в статье, содержал информацию о месте, где производился осмотр. Это может быть склад или производственный цех. Необходимо включать в документ подробное описание дефектов, возможные причины их появления (если это удалось установить). Обязательно следует зафиксировать, как проводилось выявление дефектов: путем визуального осмотра или разборки изделий.
Если осматривается партия товара, необходимо указать его общее количество, а также отметить, сколько единиц бракованной продукции. Следует также написать цену и сумму всей поставки.
Если покупатель не желает возвращать товар, то необходимо указать способы устранения дефектов и неисправностей. Также требуется отметить возможные компенсации со стороны поставщика за неудобства и устранение недостатков. Желательно, чтобы эти условия были прописаны в договоре.
При выявлении недостатков, возникших в процессе эксплуатации, необходимо указать виновных лиц.
Если к осмотру привлекался эксперт, то в документе должны содержаться его выводы и прилагаться заключение.
Акт о некачественном товаре направляется в адрес хозяйствующего субъекта, магазина выступающего поставщиком продукции, в которой были выявлены недостатки.
Возврат товара ненадлежащего качества может осуществляться в ограниченные сроки, о которых вы можете узнать в отдельной статье на нашем сайте.
Таким образом, если в лице потребителя выступает юридическое лицо, то в случае передачи и поставки товара ненадлежащего качества данное событие обязательно должно быть оформлено соответствующим актом. При этом перед составлением этого документа необходимо созвать комиссию и провести тщательный осмотр поступившей партии продукции.
На что обратить внимание
Пока несоответствующий товар лежит у вас, до момента его возврата или замены, позаботьтесь обеспечить ему отдельное место для хранения на вашем складе, чтобы товар не смешался с другими позициями.
При всей кажущейся тривиальности этого совета, каждый раз внимательно изучайте договор поставки, особенно раздел «Разрешение споров». Может получиться так, что вы возьметесь писать акт несоответствия, когда это не нужно. А нужно — связаться с поставщиком по телефону, как прописано в договоре. Подобная ошибка сделает обращение в суд бесполезным и сильно усложнит ваши с поставщиком деловые взаимоотношения.
В наше время коммуникабельности будет неосмотрительно сразу не сообщить о выявленной проблеме вашему деловому партнеру. Вполне может быть, что вы договоритесь об альтернативном временном решении. К примеру, отправите ему фотографии пришедших товаров и, пока подписанный акт будет пробираться по почтовым станциям, успеете вовремя получить нужную партию.
Бумага подписывается во время приемки. Свои автографы и печати на ней оставляют представители обеих сторон, если это возможно. Если нет — только сотрудники принимающей стороны. Но, так или иначе, к делу привлекают нескольких человек, как минимум, троих. Акт составляется в двух экземплярах: для вас и для поставщика. Или в большем количестве, если необходимо. Возврат и замена товаров, несоответствующих договоренности, регламентируется ст. 468 ГК РФ «Последствия нарушения условий об ассортименте товаров».
Договор акта несоответствия товара — это договор поставки. Нередко в нем прописывают, как сторонам поступать при обнаружении несоответствия. Если нет — применяется стандартная процедура.
Подписанный акт направляется поставщику, после чего проблема разрешается или переносится в другую плоскость — судебную.
Выявление недостатков
Существует два вида дефектов – явные (видимые) и скрытые, то есть выявляемые с началом эксплуатации товара, объекта или услуги. Например, внешние дефекты, то есть сколы, видимые трещины на установленных в квартире калориферах можно обнаружить при визуальном осмотре. Скрытые же дефекты могут быть выявлены только после начала отопительного сезона, когда в систему будет подана горячая вода под давлением.
Соответственно, акты выявления недостатков могут быть существенно отдалены по времени от момента приобретения (получения) товара, объекта или оказания услуги.
Собственно завершающей стадией окончания действия договора купли-продажи, аренды, мены, оказания услуг и т.д. является акт приема-передачи, в ходе которого предмет договора переходит из рук в руки.
Поскольку любой договор включает в себя пункты относительно качества, то акт приема-передачи призван фиксировать не только исполнение договорных условий по передаче, но и качество передаваемого имущества.
Наличие видимых дефектов, как правило, устанавливается при составлении акта приема-передачи. Исключениями являются случаи приема товара оптом, в ходе которого проверка каждого предмета является невозможной, а значит, есть вариант, что об имеющихся видимых повреждениях станет известно только после детального осмотра.
Что касается скрытых недостатков, то их выявление имеет место намного позднее, чем составление акта приема-передачи, то есть, по сути, уже после того, как договор будет считаться исполненным.
В данном случае выявление недостатков, как и последующие действия, регламентированы частью 2 ст. 476 ГК РФ, устанавливающей право покупателя предъявлять претензии по недостаткам товаров в течение всего гарантийного срока или всего срока годности (для продовольственных товаров).
Каковы причины некондиции
Существуют магазины, которые специализируются на продаже некондиции, делая упор на минимальной цене. Как классифицировать товары на складе, чтобы быстрее продавать некондицию.
Если товары на складе хранить хаотично, неясно, какой товар где лежит, есть ли неликвид, сколько товара в наличии. Внедрите особую классификацию товаров, чтобы не допустить таких проблем.
Почему возникает некондиция? Основная причина возникновения некондиционного товара – это ошибки производителя во время производственного цикла. Однако возможны и другие причины: Повреждения, полученные в результате транспортировки товара от поставщика или посредника к реализатору. В этом случае вина за дефект переходит на транспортную компанию или водителя. Утеря или повреждение упаковки, отсутствие каких-либо деталей. Внешние повреждения – сколы, царапины, надрывы, вмятины.
Небольшие поломки, которые можно без особых проблем устранить. С точки зрения бухгалтерии, некондиционный товар относится к неликвидам. Неликвидные ценности не поддаются реализации, занимают место на складе и не участвуют в производственных процессах. Нажмите на изображение для увеличения
Основания для возврата продукции
Необходимость вернуть товар может возникнуть по многим причинам. Соответственно, каждая ситуация имеет определённые особенности и отдельно регламентируется законом.
Самыми распространёнными причинами являются:
- Поставлен некачественный товар. По закону несоответствующим качеством является присутствие дефектов, истечение срока годности, несоответствие товара ГОСТу или требованиям иных документов.
- Несоответствующее накладной количество. В данном случае, если количество продукции превышает заявленное, то необходим возврат. Если продукции не хватает, то покупатель имеет право на возврат всей партии.
- Несоответствующий ассортимент. Покупатель может вернуть как неподходящий товар, так и всю партию.
- Несоответствие комплектации. Возврат возможен только, если продавец отказался доукомплектовать товар либо снизить цену.
- Нарушен срок поставки продукции. Покупатель обязан вовремя известить поставщика о своём решении отказаться от приёма товара.
На каком этапе пишется
Акт о возврате товара делается непосредственно при его приеме, в присутствии представителей компании-поставщика и предприятия-приобретателя.
Эта процедура всегда включает в себя осмотр товара (полностью или выборочно), соответственно при выявлении браки или порчи, вместо документов, свидетельствующих о приемке товарно-материальных ценностей, формируется акт об обнаруженных дефектах и акт о возврате.
Иногда этот акт формируется позже: когда продукция уже поступила в эксплуатацию, но в этом случае на нее должна действовать гарантия поставщика и срок использования не должен превышать установленный отдельно в каждом конкретном случае максимальный период.
Читать дальше: Взыскании исполнительского сбора с солидарных должников
Бумага подписывается во время приемки. Свои автографы и печати на ней оставляют представители обеих сторон, если это возможно. Если нет — только сотрудники принимающей стороны. Но, так или иначе, к делу привлекают нескольких человек, как минимум, троих. Акт составляется в двух экземплярах: для вас и для поставщика. Или в большем количестве, если необходимо. Возврат и замена товаров, несоответствующих договоренности, регламентируется ст. 468 ГК РФ «Последствия нарушения условий об ассортименте товаров».
Договор акта несоответствия товара — это договор поставки. Нередко в нем прописывают, как сторонам поступать при обнаружении несоответствия. Если нет — применяется стандартная процедура.
Подписанный акт направляется поставщику, после чего проблема разрешается или переносится в другую плоскость — судебную.
Какие документы оформлять на возврат товара поставщику
Прежде чем начать процедуру обратной отгрузки продавцу, направьте ему письменное уведомление или попросту письмо (ст. 483 ГК РФ), чтобы согласовать отгрузку. Процедуру необходимо оформить, чтобы исключить спорные ситуации.
Основным документом, подтверждающим факт обратной отгрузки приобретенной продукции, является акт на возврат продукции. Для оформления можно утвердить собственный бланк с учетом специфики учреждения или использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132:
- ТОРГ-2 (ОКУД 0330202);
- ТОРГ-12 (ОКУД 0330212).
Составить акт можно как в письменной, так и в печатной форме. При составлении документа укажите обязательные реквизиты:
- Дата и место составления документа.
- Полное наименование контрагентов — участников процедуры возврата.
- Подробный перечень материалов, изделий, продукции.
- Причины проведения процедуры возврата.
- Ссылка на документ, подтверждающий законное право покупателя на возвращение продукции. Здесь могут быть указаны результаты независимой экспертизы качества изделий, ссылка на нарушенные пункты договора, спецификации.
- Срок и условия обратной передачи материалов (требования покупателя).
- Реквизиты и подписи сторон, печати (при их наличии).
Особенности подготовки претензии по договору поставки
Договор поставки достаточно подробно регулируется положениями главы 30 Гражданского кодекса Российской Федерации. При этом стороны могут решить многое из своей договоренности, как размер неустойки, так и сроки расторжения договора, отказа от исполнения договора и т.д.
Для составления претензии поставщик должен внимательно изучить текст договора. Как следует выяснять нарушения обязательств поставщика, в какое время, с какими документами, как они отправляются и сколько нужно ждать ответа. Также важно изучить метод подачи жалобы, будь то заказное письмо с уведомлением или обмен электронными сообщениями.
В любом случае для доказательства по гражданскому делу факт отправки претензии поставщику должен быть задокументирован. И жалоба должна быть подана точно в порядке, предусмотренном договором.